Bài Thứ Tám - Hình Thức Các Loại Văn Thư Thông Dụng

23 Tháng Bảy 200912:00 SA(Xem: 18402)
Bài Thứ Tám - Hình Thức Các Loại Văn Thư Thông Dụng

633839080934777500_400x566

Làm tròn nhiệm vụ người cán bộ điều hành giỏi cũng đã khó nhưng ở địa vị người cán bộ chỉ đạo lại càng khó hơn nhiều. Vì người cán bộ chỉ đạo giử vai trò quyết định sự thành công hay thất bại của công tác.

Để xứng đáng là một cán bộ chỉ đạo, mỗi người chúng ta đòi hỏi phải có khả năng và đức tính cần thiết khi đứng vào cương vị chỉ đạo nửa (ở đây muốn nói đến cán bộ chỉ đạo Ban Trị Sự các cấp). Những đức tính ấy cần thiết để xây dựng bản thân, hoặc đối xử với người trên và cấp dưới, đối với quần chúng bên trong và bên ngoài.

A.- Đối với bản thân, người cán bộ chỉ đạo cần phải:

- Kiên nhẩn:

Dù gặp bao nhiêu khó khăn thất bại, vẩn cố gắng tiến tới để đi đến mục đích, thực hiện đầy đủ chương trình đã vạch sẵn.

- Cầu tiến:

Không bao giờ tự mãn, tự tin, lúc nào cũng nghiên cứu, học tập không ngừng để trao giồi khả năng mỗi ngày mỗi tiến bộ kẻo bị lạc hậu.

- Tận tụy:

Khi nhận lãnh một trách nhiệm, phải để hết tâm trí mà phục vụ, không làm cho qua chuyện. Có làm mới biết trọn việc. Có hy sinh mới làm gương cho người khác hy sinh. Phải bắt tay thực sự vào công việc chớ không thể chỉ tay năm ngón, sai bảo kẻ khác.

- Phục thiện:

Biết nghe lời chỉ trích phải của người khác để sửa chửa lổi lầm, có lợi cho bản thân mình và cũng có lợi cho công tác.

- Liêm chính:

Liêm khiết, thanh sạch từ tâm hồn đến hành động, Ngay thẳng chính trực từ tư tưởng đến hành động. Đứng cương vị một người phục vụ quần chúng và giáo sự, người cán bộ chỉ đạo phải trong sạch, đứng đắn để cho trên tin, người dưới kính mới làm việc được.

- Cần kiệm:

Cần mẫn, trọn lòng lo tròn nhiệm vụ. Biết tiết kiệm thì giờ, giử gìn tài sản, phương tiện của công và của quần chúng.

B.- Đối với cấp dưới, thuộc quyền điều khiển của mình, người cán bộ chỉ đạo phải:

- Khoan dung:

Để có thể cảm hóa kẻ lổi lầm, bớt thù thêm bạn. Sự khe khắt đối vời cấp dưới chỉ làm cho người ta sợ mà không phục.

- Cương quyết:

Không để ai lợi dụng sự khoan dung mà làm điều sằng bậy. Khi quyết định một vấn đề gì thì phải thực hiện cho kỳ được, không vì những lời bàn tán vô cớ mà thay đổi lập trường.

Khiêm tốn:

Tuy điều khiển thuộc hạ, cũng không nên tỏ ra là ta “có quyền” mà trái lại chỉ xem như ta có nhiệm vụ thi hành quyết nghị của tập thể. Đừng để lộ cái “uy” do địa vị ta tạo nên, mà chỉ để cao cái “công lý” do tập thể giao cho ta thi hành. Tuyệt đối tránh tự cao tự đại, và luôn luôn có tinh thần dân chủ.

- Hòa nhã:

Không khiển trách ai một cách phủ phàng cho đã nư giận, mà trong khi kiểm thảo, phê bình hay điều khiển công tác, ta phải giử thái độ ôn hòa, chân thành xây dựng, tránh sự động chạm lòng tự ái của kẻ khác.

- Công bình vô tư:

Không thiên vị bà con, bè bạn hay cá nhân. Trong việc đối xử với cấp dưới, lấy công bình vô tư làm tiêu chuẩn mới khỏi bị lệch lạc trong công việc hằng ngày.

- Điềm tỉnh, nghiêm chỉnh:

Có bình tỉnh mới sáng suốt trong công việc. Có nghiêm chỉnh mới khỏi gây sự nhận xét lệch lạc trong cấp dưới và người chung quanh. Đó là hai tiêu chuẩn cần thiết trong tác phong cán bộ.

- Gương mẫu:

Muốn cho kẻ dưới đừng so bì, ta phải làm gương mẫu “khó khăn đi trước vui sướng đi sau”. Như thế cấp dưới kính phục và hết lòng làm việc. Lo trước vui sau (tiên thiên hạ ưu chi ưu, hậu thiên hạ lạc chi lạc).

- Thành tín:

Đã hứa ra điều gì phải thành tâm thực hiện, đừng vui miệng hứa chơi rồi bỏ qua. Cũng chớ nên thực hiện lấy lệ (thiếu thành thật) để trả cho xong nợ miệng.

c)- Đối với cấp trên người cán bộ chỉ đạo phải:

- Cương trực:

Thấy điều trái phải nói thẳng, không nên “khom lưng uốn gối” như phường giá áo túi cơm. Cấp trên xứng đáng thì cộng tác, không xứng đáng rủ áo ra về, không sợ mất địa vị mà theo bè, mà để làm điều xằng bậy. Tuyệt đối tránh thái độ nịnh trên nạt dưới làm hèn hạ con người.

- Trung thành:

Tuy nhiên thượng cấp giao cho ta một công tác gì, ta phải tận tụy phục vụ, không được thi hành lệch lạc mệnh lệnh, không báo cáo láo để tâng công.

Trong hiện tình chúng ta không dám đòi hỏi tuyệt đối là người cán bộ chỉ đạo phải có đầy đủ những đức tính kể trên, nhưng ít ra cũng phải lấy những đức tính kể trên làm căn bản để trau giồi giá trị của mình.

II.- KHẢ NĂNG CỦA NGƯỜI CÁN BỘ CHỈ ĐẠO.

Có đức tín chưa đủ, người cán bộ chỉ đạo phải có khả năng nửa. Hai chữ “Khả năng” ở đây chỉ là “tài trí” và những “sở trường” cần phải có, khả dĩ điều khiển công việc chóng đạt được kết quả. Đành rằng không ai có đầy đủ mọi phương diện, nhưng ít ra trong địa hạt phụ trách bắt buộc ta phải hiểu biết về kiến thức. Khả năng của người chỉ đạo gồm có:

- Khả năng tổ chức:

Muốn lãnh đạo phải biết tổ chức, nghĩa là sắp đặt mọi việc đâu vào đấy, phân công phân nhiệm rành mạch. Như vậy lề lối làm việc không luộm thuộm, công việc không thiếu sót và không dẫm chân nhau.

- Khả năng điều khiển:

Có tổ chức phải biết lãnh đạo tổ chức, làm cho mọi sinh hoạt chạy đều, không có sự ngưng trệ, mọi người đều dốc hết năng lực ra làm việc, không có kẻ trốn tránh. Đó là khả năng điều khiển.

- Khả năng sáng tạo:

Có nhiều sáng kiến, thấy trước công việc để chuẩn bị đầy đủ. Biết tìm ra những cái mới để thích ứng với nhu cầu công tác của mỗi lúc. Tuy nhiên sáng kiến không có nghĩa là phiêu lưu, muốn làm gì thì làm. Sáng kiến phải phù hạp công việc pháp lý và tâm lý.

- Khả năng quyền biến:

Không cố chấp, không đặt mình trong khuôn khổ nhất định, tùy hoàn cảnh mà ứng biến kịp thời có lợi cho công tác.

- Khả năng xét đoán:

Đủ sáng suốt xét đoán giá trị của mỗi người, nhận định đúng tầm quan trọng của mỗi sự việc và các diển biến công việc.

- Khả năng ngôn luận:

Nói chuyện hoạt bát, lý luận vững vàng giải thích mọi vấn đề rành mạch.

- Khả năng kiến thức:

Có lập trường thật sự, tư tưởng tiến bộ, hiểu biết các vấn đề căn bản, biết theo dõi và nhận định thời cuộc. Có kiến thức về các vấn đề thường thức Khoa học, Sử ký, Địa lý, Văn chương, Kinh tế, Xã hội,... viết được các bài nghị luận diễn văn, thuyết trình có giá trị.

III.- CÁC CHỨNG BỊNH THÔNG THƯỜNG CỦA CÁN BỘ

Sau đây là những bịnh thông thường của con người mà cán bộ phải tránh:

- Bịnh phiến diện:

Chỉ nhìn vấn đề có một mặt, nên không nắm được tất cả những yếu tố, rồi do đó mà lý luận sai hay quyết định giải pháp không đúng. Cái gì cũng có bề mặt bề trái, dư luận cũng có nhiều tiếng chuông, nếu chỉ thấy bề mặt không tìm rõ bề trái, hay mới nghe có một tiếng chuông mà đã vội cho là đúng thì nhứt định không tránh được sự sai lầm.

Để tránh bịnh phiến diện là bịnh rất tai hại, phải luôn luôn trau giồi kiến thức và tập cho quen phương pháp nhìn toàn diện mới tránh được căn bịnh nầy.

- Bịnh hình thức:

Vấn đề nào cũng có phần hình thức và phần nội dung, có bề mặt và bề sâu, có phần vật chất và phần tinh thần. Người cán bộ hay có tật chú trọng hình thức mà quên phần nội dung, làm công tác chỉ chú trong bề ngoài mà không gắng đạt cho được nội dung. Cũng như tổ chức có cái tên, cho có chừng, tức là cho có hình thức nhưng không nghỉ đến tác dụng của tổ chức, hay khả năng của cán bộ để làm cho tổ chức đó sinh hoạt hiệu quả. Thành ra có cơ quan mà cơ quan đó không có hiệu năng gì cả. Hình thức mà không chứa nội dung là hình thức rổng tuếch. Cán bộ nên nhớ là đào sâu mọi vấn đề, mở mang kiến thức, hiểu và làm tới nơi tới chốn cho thật sự hữu ích, chớ không nên làm cho có chừng có hình thức nhứt thời.

- Bịnh chủ quan:

Là căn bịnh của người cán bộ quá chú trọng đến mình, đến ý kiến của mình, mà quên mất các yếu tố sự việc bên ngoài, tức là phần khách quan. Phải nhớ câu tri kỷ tri bỉ, biết ta biết người. Bịnh chủ quan tai hại ở chổ làm cho ta ý thức sai lầm, lý luận sai lầm, quyết định sai lầm. Mất lòng tin tưởng ở mình, ở Đoàn thể là điều nguy hại, nhưng chủ quan đến chổ bất cần tất cả chuyện bên ngoài thì sẽ thất bại trong công việc. Bịnh chủ quan cũng tai hại như bịnh phiến diện. Vì thế khi người cán bộ khi nhận định vấn đề nào, trước phải đứng trên vị trí khách quan thì ý kiến mới sáng suốt.

***

“Nhân vô thập toàn” điều ấy ai cũng biết. Ở đây chúng ta chỉ đặt vấn đề một cách tương đối. Người cán bộ chỉ đạo muốn xứng đáng để làm tròn nhiệm vụ quan trọng của mình, tất nhiên phải học hỏi và trau giồi tư cách không ngừng để mỗi ngày tiến bộ hơn lên. Cố gắng tránh được các bịnh phiến diện, hình thức, chủ quan, thì người cán bộ có thể tiến xa được.

III.- TINH THẦN TRÁCH NHIỆM CỦA CÁN BỘ.

Muốn giữ tròn tinh thần trách nhiệm, cán bộ phải tạo cho mình nề nếp làm việc như sau:

- Linh động nhưng không bừa bãi.-

Cán bộ không phải là cái máy, phải có óc sáng tạo, tùy trường hợp mà linh động kế hoạch. Nhưng như thế không có nghĩa là linh động bừa bãi, bỏ nguyên tắc, vì như thế là vi phạm pháp lý, hậu quả tai hại.

- Hết việc chớ không hết giờ.-

Có những công việc phải làm ngày nay cho xong thì cố gắng cho xong, dù hết giờ làm việc cũng ráng ở lại mà làm, đừng cho kéo dài qua ngày sau. Thí dụ công việc sắp xong chỉ cần nửa giờ nữa là hoàn thành, thì không nên hết giờ đóng cửa mà đi về. Nhất là khi có người chầu chực mình bên ngoài chờ công việc đó. Việc làm được bửa nay không nên để đến ngày mai.

- Tìm công việc chớ không chờ công việc.-

Phải có óc sáng tạo, tìm đặt ra công việc cho mình và cho cơ quan mình, chớ không thể ngồi chờ chỉ thị cấp trên, chờ công việc đến với mình. Làm như thế tức là lâm chứng bịnh “chiếu lệ, hết giờ” theo lối công chức lỗi thời.

- Sắp xếp thứ tự để không quên.-

Đầu óc người cán bộ phải có ngăn nắp. Biết sắp xếp công việc trước sau để làm cho hết, không quên việc nào.

Hôm nay làm không hết chương trình đã ghi, thì phải ghi để nhớ rằng ngày mai phải làm cho xong. Ghi chép là phương pháp để giúp trí nhớ cho nên luôn luôn phải có cuốn sổ nhỏ theo mình để ghi chép.

Bất chợt nhớ việc gì, hay có một ý kiến gì, nên lập tức ghi ngay vào sổ tay, nêu để lần lựa sẽ quên mất đi. Ghi rồi, về sau có thì giờ sẽ đem ra nghiên cứu hay áp dụng ý kiến đó vào công việc. Bao nhiêu nhà Bác Học nhờ ghi chép những sự kiện bất ngờ mà tìm ra những phát minh quan trọng. Nếu họ không ghi chép, quên đi thì làm gì thực hiện được phát minh đó.

Cán bộ phải luôn luôn ghi chép mọi sự việc, ý kiến, bất cứ ở trường hợp nào. Đó là bí quyết để giúp trí nhớ và làm giàu kiến thức.

PHỤ LỤC:

MỘT SỐ DANH TỪ HÀNH CHÁNH.

LUẬT (Loi) Những bản văn căn bán quy định những nguyên tắc sanh hoạt hàng ngày của cá nhân và Quốc gia, để bảo vệ quyền lợi cá nhân và Xã hội, để giải quyết các vấn đề cai trị quốc gia.

Luật do cơ quan lập pháp biểu quyết (Quốc hội) và do cơ quan Hành pháp (Tổng Thống) ban hành.

SẮC LUẬT (Decret loi): Thay thế cho luật, trong thời kỳ không có Quốc Hội, Hành pháp có thể ban hành Luật Lệ nhưng chỉ được gọi là Sắc Luật vì không phải do Quốc Hội biểu quyết. Trong thời kỳ cấp bách, cần có những quyết định mau chóng như thời kỳ chiến tranh, Hành Pháp xin Quốc Hội cho phép mình toàn quyền ban hành Sắc Luật, không phải do Quốc Hội chấp thuận.

SẮC LỊNH (Decret): Sắc Lịnh là một công văn của cấp Hành Pháp tối cao (Quốc Trưởng, Tổng Thống, Thủ Tướng) ban hành để thi hành một Dạo Luật hay giải quyết một vấn đề quan hệ.

NGHỊ ĐỊNH (Arrête): Công văn của cấp trên quyết định một vấn đề gì trong phạm vi của mình. Tổng Trưởng ký nghị định bổ nhậm các nhân viên. Ông Hội Trưởng ký nghị định thi hành một biểu quyết của Đại Hội. Nghị định thường là bản văn đặt các nguyên tắc áp dụng luật.

QUYẾT ĐỊNH (Décision): Bản văn quyết định những điều cho cấp dưới thi hành, đi vào chi tiết và không có tánh chất căn bản như nghị định. Có những trường hợp đặc biệt những điều ban hành không thể gọi là Luật, Sắc Luật hay Sắc Lịnh, Nghị định thì dùng danh từ quyết định.

CHỈ THỊ (Instructions): Những điều chỉ biểu tường tận cặn kẻ để cho cấp bộ dưới phải thi hành công tác nào đó. Lịnh cấp trên ra cho cấp dưới.

HUẤN LỊNH (Instructions des Autorités Supérieures): Lịnh cấp trên ra cho cấp dưới có tính chất nghiêm trọng hơn chỉ thị. Cũng gọi là Huấn Thị.

THÔNG CÁO (Communique): Bản văn của nhà chức trách đưa ra để thông báo cho nhiều người, nhiều cơ quan biết một vấn đề, một tình hình, một tin tức gì đó.

THÔNG SỨC: Bản văn cấp trên gởi cho nhiều cấp dưới lệ thuộc mình để thi hành một quyết nghị, một nghị định. Thông cáo để loan báo một vấn đề cho cả những người không lệ thuộc mình, còn Thông Sức để ban hành cho cấp bộ lệ thuộc, phổ biến một công tác phải thi hành.

THÔNG TƯ: Công văn của cấp trên hay cấp tương đương gởi để phổ biến một vấn đề. Cũng gọi là Châu Tri (Circulaire).

SỰ VỤ LỊNH (Ordre de Service): Cấp trên ra lịnh cho thuộc cấp mình, để thi hành công việc hay đãm nhận công tác nào đó.

HUẤN TỪ: Lời chỉ thị của một cao cấp gởi cho quần chúng chứa đựng nội dung khuyên dạy hơn là hạ lịnh (khác với huấn lịnh).

TUYÊN CÁO,TUYÊN NGÔN

(Proclamation):

Bản văn bày tỏ đường lối, chủ trương của một Chánh Phủ, một cơ quan công quyền, một đoàn thể... Tuyên cáo dùng lối hành văn vắn tắt gãy gọn.

HIỆU TRIỆU (Appel): Bản văn gởi cho quần chúng, kêu gọi lưu ý họ một vấn đề nào đó, để tác động tinh thần họ

Lời văn Hiệu Triệu khác với Tuyên Cáo, vì nó mang tính chất khích động tình cảm, chớ không khô khan như tuyên cáo.

THỈNH CẦU (Voeu): Lời cầu xin của kẻ dưới gởi lên cấp trên. Thỉnh cầu không có tính chất đòi hỏi, thõa mãn hay không là tùy cấp trên.

QUYẾT NGHỊ (Résolution): Quyết nghị của Đại Hội hay Hội nghị sau khi đã biểu quyết về một vấn đề. Một bản quyết nghị thường dùng để biểu lộ quyết tâm của một tập thể.

YÊU SÁCH (Revendication): Bản văn cấp dưới bày tỏ nguyện vọng với cấp trên để yêu cầu giải quyết, để đòi hỏi quyền lợi. Yêu sách có tính chất nghiêm trọng hơn là thỉnh cầu, cấp trên không có quyền không chú ý tới.

DỰ THẢO (Proposition écrite): Một đề nghị viết thành văn: Thí dụ: Dự thảo luật, dự thảo ngân sách.

DỰ ÁN (Projet): Bản nghiên cứu viết thành văn để phân tách một vấn đề, để dự trù một công tác sẽ thực hiện. Nhắm vào mục tiêu trình bày sự khả thi của công việc đó và dự định thực hiện nó. Thí dụ: Một dự án công tác. Một dự án kỷ nghệ.

DỰ THẢO LUẬT VÀ DỰ ÁN LUẬT: (Proposition de loi et Projet de loi): Cả hai đều là đề nghị một đạo luật để đưa ra Quốc Hội thảo luân, biễu quyết. Khác nhau với thủ tục:

  • Dự Thảo Luật do cơ quan Hành Pháp gởi sang Lập Pháp để đề nghị Lập Pháp thảo luận biểu quyết.

  • Dự An Luật do chính cơ quan lập pháp (một số Nghị Sĩ, hay Dân Biểu) đề nghị cho cơ quan mình thảo luận biểu quyết.

PHIẾU GỞI (Bordereau d envoi): Để gởi các tài liệu, công văn khi cần phải bỏ vào hồ sơ để ghi nhớ ai gởi và gởi cho ai. Trường hợp gởi một hồ sơ có nhiều bản văn, phiếu gởi phải kể rõ tính chất số lượng từng bản văn.

PHIẾU TRÌNH: Dùng để trình vắn tắt ý kiến về vấn đề nêu trong bản công văn đính kèm, để xin quyết định của thượng cấp.

TỜ TRÌNH: Trình bày các khía cạnh của một vấn đề cho thượng cấp rõ. Dài hơn phiếu trình.

PHÚC TRÌNH (Rapport): Báo cáo công việc về thượng cấp giao cho mình, khi đã làm xong.

THUYẾT TRÌNH: Giải thích một vấn đề trước một Hội trường, Diễn thuyết để trình bày một vấn đề.

Gửi ý kiến của bạn
Tắt
Telex
VNI
Tên của bạn
Email của bạn