Bài Thứ Bảy - Tổ Chức Công Việc Ban Trị Sự Thể Thức Hành Chánh, Công Văn

23 Tháng Bảy 200912:00 SA(Xem: 18168)
Bài Thứ Bảy - Tổ Chức Công Việc Ban Trị Sự Thể Thức Hành Chánh, Công Văn

Mỗi Ban Trị Sự đều phải có một trụ sở để dùng làm văn phòng làm việc, làm nơi hội họp gặp mặt nhau hay nơi tiếp xúc với quần chúng.

A.- VỊ TRÍ TRỤ SỞ.

Theo nguyên tắc địa dư hành chánh chung, thì khi lập một Tỉnh lỵ, Quận lỵ hay trung tâm Hành Chánh, người ta phải nghĩ đến sự tiện lợi di dịch của quần chúng. Vì thế phải đặt tại chổ trung tâm để cho dân chúng từ hai đầu hay bốn bề không cách trung tâm chổ quá xa, chổ quá gần. Vì thế ta thấy từ Tỉnh lỵ nầy đến Tỉnh lỵ kia khoảng cách trung bình là 60 cây số và đường kính từ Tỉnh lỵ đến nơi biên giới Tỉnh lỵ trung bình là 30 cây số.

Vậy việc đặt trụ sở phải căn cứ trên các tiêu chuẩn sau đây:

- Địa dư.-

Phân khoảng cách đồng đều đối với biên giới địa hạt mình. Không nên chỉ chú trọng đến vị trí gần nhà mình hay gần cơ quan cấp trên mà quên yếu tố tiện lợi chung cho quần chúng.

- Lịch sử.-

Có khi phải tôn trong có tính chất lịch sử của một địa diểm, thì không đặt đúng tiêu chuẩn địa dư.

- Giao Thông.-

Tùy theo sự tiện lợi của trục giao thông thủy bộ mà đặt Trụ Sở, phải do quyết định chung của Ban Trị Sự. Chổ nào đoạt nhiều tiêu chuẩn nhứt thì nên lựa chọn. Kinh nghiệm đã cho biết có nhiều địa phương công việc chậm trể tê liệt là vì Trụ Sở không đặt đúng chổ. Tru Sở ở đầu thành ra quá xa quần chúng cuối Xã. Trụ Sở Quận ở không đúng trung tâm, nên có mấy Xã thường xuyên không được tiếp xúc với huyện được, công việc bê trể

B.- TỔ CHỨC VĂN PHÒNG.

Tùy theo phương tiện vật chất và tầm quan trọng của cấp bộ mà tổ chức văn phòng.

Những vật liệu cần thiết là:

- Bàn viết

- Tủ công văn

- Máy đánh chữ

- Vật liệu văn phòng, bản hiệu, con dấu.

Bàn viết tuy là cái bàn nhưng nó tượng trưng cho “Văn phòng làm việc”. Tủ công văn rất cần vì không thể để giấy tờ bừa bãi bất cứ chổ nào. Công việc ít thì hộc tủ của bàn viết dùng làm tủ công văn luôn.

Máy đánh chữ cần thiết vì phải lập công văn thành nhiều bản, gởi nhiều nơi, phải giử bản sao trong hồ sơ. Vì thế nên cố gắng cho được một máy đánh chữ.

Bản hiệu và con dấu

của Văn phòng phải làm theo ni tấc ấn định.

C.- NHÂN SỰ.

Trong các Ban Trị Sự, có nhiều nhân viên không thể dành hết ngày giờ cho công việc văn phòng. Nhưng khi đã phân phối căn cứ trên ngày giờ của mỗi người rồi, thì ai nấy phải tranh thủ giử cho được lời hứa và làm tròn công việc mình đã lãnh, cũng như phải có mặt tại văn phòng đúng những giờ mình đã bằng lòng dùng vào Giáo sự.

Làm thế nào cũng phải cố gắng phân công có người thường trực Trụ Sở trong giờ làm việc.

Nguyên tắc là:

-

Phân phối công việc tùy ngày giờ Trị Sự Viên.

- Cố gắng tôn trọng sự phân phối đó.

- Giử vững nguyên tắc có người thường trực văn phòng trong giờ làm việc.

D.- CÔNG VĂN HỒ SƠ.

Ít nhứt cũng phải có:

- 1 tập lưu trử công văn đến.

- 1 bản sao công văn đi.

- 1 cuốn sổ ghi chép tóm tắt công văn đến.

- 1 cuốn sổ ghi chép tóm tắt công văn đi.

Các đặc ban có thể lưu trữ công văn riêng cho mình ngoài những bản đã có lưu trử tại công văn của Ban Trị Sự.

Các Ban Trị Sự Quận, Tỉnh, Trung Ương phải tổ chức công văn dưới hình thức rắc rối hơn, để dễ truy cứu, sưu tầm. Tủ công văn phải được khóa lại và để chổ chắc chắn, người không phận sự tuyệt đối không được xem.

Công văn đến đều phải ghi sổ “ĐẾN” rồi ghi luôn ngày giờ nhận được trên rìa công văn đó. Ghi xong để nó vào một cái bìa cho các nhân viên trong Ban Trị Sự đọc và giải quyết. Ai đọc rồi nên ký tên trên công văn để nhớ, khỏi phải mất thì giờ đọc lại, và để cho người khác biết rằng mình đã đọc rồi.

Khi cần có ý kiến nào vắn tắt thì viết ngoài rìa. Ý kiến dài dòng thì viết trên mảnh giấy kèm vào công văn, gọi là Phiếu ý kiến. Chỉ những giới chức có quyền quyết định mới ghi ý kiến vào rìa công văn, còn các giới khác nên dùng phiếu ý kiến.

Việc nào thường thì do Ban Thường vụ hay Đặc ban giải quyết; việc gì quan hệ cần quyết định chung thì đem ra cho hội nghị bất thường hay thường nguyệt thảo luận.

Khi giải quyết xong,

công văn đó được để vào tập lưu trữ công văn đến.

Công văn đi

sau khi đã ký tên, giao cho Ban Liên Lạc vào sổ “công văn gởi đi” và phát hành. Nếu cần gởi thêm cho một Đặc ban bản sao thì giao ngay cho Trưởng Ban để lưu trữ phần Đặc Ban.

Trong sổ ghi công văn gởi đi, phải có một cột để người nhận thơ hay người nhận chuyển ký tên làm bằng.

Đ.- HÌNH THỨC CÔNG VĂN.

Công văn không phải là thơ riêng, nên từ nội dung hành văn đến hình thức trình bày cũng có những thể thức cần được thống nhứt áp dụng.

Công văn có nhiều hình thức (xem bảng “các loại công văn” và bảng “định nghĩa danh từ hành chánh”) nhưng loại thông dụng nhứt là Văn thư trao đổi giữa cấp nầy với cấp kia.

Một công văn mẫu được sắp xếp như sau:

Góc trái trên.-

Danh hiệu của cơ quan gởi đi, thường in sẵn, hay đánh máy.

Ngay kế đó.-

Số công văn.

Góc mặt trên.-

Nơi gởi, ngày, tháng, năm. Thí dụ: Sađec, ngày 3-4-1973.

Ngay dưới đó.-

Kính gởi . . . . . . (cơ quan nhận).

Rồi.-

Trích yếu (tóm lược nội dung văn thư)

Tham chiếu (nhắc lại công văn trước liên hệ).

Bắt đầu vào công văn:

Kính,

Mở đầu:

Phúc đáp công văn dẫn chiếu (nếu gởi cho thượng cấp thì: Kính phúc đáp) hay: Tham chiếu công văn dẫn thượng... Nếu nhiều công văn tham chiếu thì nói rõ là dẩn chiếu 1, hay 2, hay 3...

Nếu là một vấn đề mới, không có tham chiếu, không phải phúc đáp thì đi ngay vào đề:

- Chúng tôi trân trong trình bày với ông (hay quí Ban) vấn đề...

Rồi đi ngay vào đề tài công việc, chẳng nên dòng dài vô ích. Thảo công văn nên dùng lối hành văn sáng sủa, gãy gọn, dể hiểu. Cách chấm câu, chấm dấu cho rành rẽ. Làm sao cho người độc hiểu ngay được ý mình muốn nói, và không thể hiểu lầm ý mình. Nếu vấn đề có nhiều tiểu mục thì chia ra làm nhiều đoạn. Ở mỗi đoạn, phải xuống dòng và diện dẫn đề tài tiểu mục trước, có gạch đít để người đọc dể theo dõi nhận xét phân biệt.

Nên tránh việc đặt nhiều vấn đề khác nhau trong một công văn, trừ phi là báo cáo hàng tháng.

Sau hết là lời chào để chấm dứt, rồi đến chữ ký tên của cơ quan gởi.

a)- Số công văn:- Ta thường thấy có cả số lẫn chữ tắt. Số để chỉ thứ tự và chữ tắt để chỉ cơ quan và tổ chức. Có khi có hai hay đa số. Thí dụ: 203/TV-TƯ/10 GL.

203

: Số thứ tự,

TV-TƯ :

Thường vụ Trung Ương.

  1. :
  2. Số thứ tự của Đặc Ban liên hệ.

Gl :

Ban Phổ Thông Giáo Lý.

Đây là một công văn nói về vấn đề Phổ Thông Giáo Lý do Ban Thường vụ Trung Ương ban hành. Đánh thêm số 10/GL để cho Đặc Ban nầy ghi đó là công văn số 10 của mình.

Dấu hiệu.-

Để dể dàng tìm hiểu ai là người thảo ra công văn, người ta thường thêm một dấu hiệu. Thí dụ: VB/NTV, ở dưới số công văn hay góc.

Dấu hiệu nầy chỉ có cơ quan gởi hiểu được mà thôi, nó chỉ rõ:

VB.-

Là ông Văn Bảo đã thảo ra công văn.

NVT.- Là ông Thư ký nguyễn văn Tư đánh máy.

b)- Nơi nhận.- Nếu là một công văn đồng thời gởi nhiều nơi (mà không phải là bản sao) thì có thể để ở trên đầu, dưới chổ ngày, tháng, năm:

Kính gởi: Ban Trị Sự Trung Ương.

Đồng kính gởi: Ban Trị Sự Tỉnh...

Ban Trị Sự Tỉnh.. vv...

Hình thức nầy chỉ áp dụng cho các văn thư mà những nơi nhận là chính yếu và có quyền liên hệ tới sự định đoạt vấn đề nêu trong văn thư đó.

Còn những thông cáo gởi chung tất cả thì không cần nêu rõ như thế.

c)- Bản sao phổ biến.- Trái lại, khi gởi một văn thơ cho một cơ quan nào mà cần phở biến bản sao cho nhiều cơ quan khác, thì hài “Bản sao kính gởi” tại góc dưới.

Nên nhớ là khi gởi một công văn từ dưới lên trên, hạ cấp không có quyền gởi bản sao đi các cấp tương đương hay cấp dưới mình vì quyền ưu tiên là của cấp trên nhận công văn.

Trái lại, khi cấp trên gởi xuống cấp dưới thì có quyền thông tri cho các cấp khác biết bằng cách gởi bản sao.

Khi một công văn cấp dưới gởi lên cấp trên mà có liên hệ tới một cấp dưới mình nửa thì có thể gởi bản sao cho cấp dưới biết nhưng không được phổ biến rộng ra nữa. Thí dụ: Xã nọ trình một vấn đề lên Quận để xin ý kiến. Quận phải quyết định của Tỉnh, thì văn thư gởi Tỉnh về việc này Quận có thể gởi bản sao cho Xã liên hệ rõ. Nhưng không được gởi cho cơ quan nào thêm nửa, trừ trường hợp cần thông báo.

d)- Chuyển giao, chuyển đệ.- Công văn phải gởi theo hệ thống trực tiếp. Thí dụ: Xã muốn gời một công văn lên Tỉnh phải nhờ Quận chuyển đệ. Như vậy trong công văn đó phải bày rõ:

kính gởi: Ban Trị Sự Tỉnh. . . . . . . . . . . . . . . .

(Kính nhờ Ban Trị Sự Quận . . . . chuyển đệ)

Ở trên gời xuống thì dùng chữ “chuyển giao”. Có khi dùng chữ “qua” nhưng chỉ thông dụng trong ngôn ngữ điện tín.

Tuyệt đối không được vượt cấp, mà phải nhờ sự chuyển đệ của cấp trực tiếp. Khi nhờ chuyển đệ một văn thư nên gời thêm một bổn sao cho cơ quan chuyển đệ giử trong hồ sơ.

Khi nhận được một văn thư cấp dưới nhờ chuyển đệ thì cấp trung gian phải vào sổ và ghi chữ “chuyển đệ”, ngày tháng vào cuối bức văn thư đó, ký tên đóng dấu rồi chuyển ngay lên cấp trên.

Nếu cần cho ý kiến vắn tắt thì hài thêm vào đó.

Nếu cần cho ý kiến dài dòng thì không ghi phương thức chuyển đệ trong văn thơ, mà làm một “phiếu chuyển” hay “phiếu gởi”, hay “phiếu trình” trong đó hài văn thơ và cho ý kiến của cấp mình.

Tác dụng của bản sao hay phiếu chuyển.-

Khi gởi bản sao hay chuyển gởi một văn thư, thường có các mục tiêu, hoặc để trình hoặc để thi hành.

Thường có sự phân biệt như sau:

- Đối với cấp trên:

ghi “để thẩm định”, hay “thẩm tường” thẩm hành, tường trình.

- Đối với cấp dưới:

ghi “để tuân hành” hay bằng hành, hay để tường.

e)- Trích yếu: Mục trích yếu thường để dưới chổ địa chỉ nơi nhận, để tóm tắt vấn đề nói trong văn thư, Như vậy để giúp cho cơ quan phân biệt ngay vấn đề không mất ngày giờ.

j).- Tham chiếu: Để nhắc lại các văn thư trước có liên hệ đến vấn đề trong văn thư mình gởi. Như vậy để người nhận và người gởi có thể tìm ra văn kiện trước và tìm hiểu cho rõ vấn đề khi cần.

g)- Ký tên: Theo nguyên tắc, mọi công văn đều phải có ít nhất hai chữ ký tên của nhân viên Ban Thường Vụ thì mới có giá trị.

Đó là nguyên tắt có tính chất “tập thể trách nhiệm” áp dụng trong đoàn thể. Còn nhiều nơi khác bên ngoài thì công văn chỉ có một chữ ký tên của người toàn quyền.

Thể thức ký tên ta áp dụng như sau:

- Trị Sự Viên cấp lớn nhứt (Hội Trưởng) ký bên tay mặt.

- Trị Sự Viên nhỏ hơn ký bên tay trái.

- Nếu công văn có liên hệ tới một Đặc Ban thì Ông Trưởng Đặc Ban đó ký ở giửa hai chữ ký trên.

Ký thế.-

Cũng là Trị Sự Viên trong một cấp, có thể ký cho nhau, khi được sự đồng ý của người có quyền ký. Ký thế không cần có ủy nhiệm thư, mà chỉ áp dụng bất thường chớ không thường xuyên. Ký thế (K.T) cũng có nghĩa như thay mặt (T.M).

Ký thừa ủy nhiệm.-

Trái lại, khi ký thừa ủy nhiệm thì phải có văn thư của người cao cấp hơn mình ủy nhiệm cho mình cho mình được quyền ký văn thư về những vấn đề có tầm quan trọng nhứt định nào đó. Thí dụ: Ông Hội Trưởng ủy nhiệm cho Ông Chánh Thư Ký có quyền ký các văn thư ngoại giao chẳng hạn. Khi ký như vậy phải để “T.U.N” hay là một nhân viên có ủy nhiệm thư đi công cán giải quyết một vấn đề nào đó thì được ký tên TUN cấp trên trong phạm vi vấn đề đó. Người ký T.U.N có trách nhiệm về văn thư mình ký.

Ký thừa lịnh.-

(T.L) Cấp trên có thể cho phép một người nào ở cấp dưới ký tên trong một văn thư nào đó. Để ban hành một công văn của mình. Cấp dưới ký tên phải để T.L và không chịu trách nhiệm về văn thư đó. Cấp trên cho phép ký T.L vẫn còn nguyên trách nhiệm.

Thừa lịnh có tính chất bất thường còn thừa ủy nhiệm có tính chất thường xuyên trong phạm vi một vấn đề hay một địa hạt nào đó.

Ký xử lý thường vụ.-

Khi một giới chức quan trọng khống khuyết đang chờ điền khuyết, hay vắng mặt tạm trong một thời gian mà không thể cử người đảm nhiệm chức vụ đó, thì người nào thay mặt chỉ có nhiệm vụ xử lý các công việc thường mà không có quyền quyết định các việc quan trọng. Trong trường hợp nầy người tạm thế ký tên với tư cách Xử lý thường vụ, và phải nơi chức vụ chổ ký tên.

Trước khi trình văn thư để ký tên,

thư ký đánh máy hay Chánh văn phòng phải xem lại và ký tắt ở một chổ dưới chót, chứng tỏ rằng mình đã xem rồi, văn thư sẳn sàng để ký.

h)- Mật, khẩn.- Khi có tính chất MẬT hay TỐI MẬT, hoặc KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HỎA TỐC, thì phải đóng dấu đỏ hay viết chữ đỏ trên góc trái, và ngoài bao thư.

Nếu tài liệu mật thì khi đánh máy, nên đánh số vào chổ những nơi nhận,

Thí dụ:

Văn kiện đánh bốn bổn.

Nơi gởi:

Ban Trị Sự Tỉnh x Mật số ¼ 1/4(Số trước là số

Ban Trị sự Quận x - 2/4 ) thứ tự con số

Ban Trị sự Xã x - 3/4 (sau là tổng số

Ban Trị Sự Ap x - 4/4) bốn bổn đã đánh máy. Người xem biết ngay là có bốn bổn.

Đánh số như vậy rủi khi có lạc ra ngoài, bổn nào thì biết được bổn đó tiết lộ từ cơ quan nào.

i)- Bao thư.- Phải đề địa chỉ nơi gởi người nhận, trình bày cho cân đối. Phải có số của văn thư đó. Nhiều văn thư trong bao thư thì ghi nhiều số, dừng hài sót số nào. Phải có con dấu của cơ quan gởi đi, và nếu cần ghi luôn ngày giờ gởi đi.

Gấp hay kín thì phải đóng dấu MẬT, TỐI MẬT, KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HỎA TỐC.

Nơi nhận chuyển giao bao thư đó không quyền mở ra xem, mà phải ghi rõ giờ đến giờ chuyển đi vào phía sau lưng bao thư để rủi có thất lạc hay bê trể thì dễ tìm biết do tại đâu.

Nên nhớ là chuyển giao gấp không nên bê trể.

Cũng không nên lạm dụng chữ hiệu MẬT, KHẨN cho các bao thơ không có tính chất MẬT, KHẨN.

E.- TÀI CHÁNH.

Tài chánh thuộc địa hạt của Ông Thủ Bổn. Ông có trách nhiệm giử tiền, thâu xuất và báo cáo hằng tháng.

Theo nguyên tắc Ông phải giử một cuốn sổ chi thu trong có ghi tất cả mọi món tiền thâu vô xuất ra, với lý do và ngày tháng.

Để chứng minh sự thâu xuất ghi trong sổ, Ông phải có những cuốn:

- Biên lai thâu.

- Phiếu xuất.

Hai cuốn nầy hoặc làm theo kiểu có cùi, hoặc làm nhiều bổn để khi viết để giấy than vào thì thành nhiều bổn, ít nhất là hai bổn. Trên biên lai thâu cũng như phiếu xuất phải có ít nhất là hai chữ ký tên. Một của Ông Thủ bổn, một của Một nhân viên Ban Thường Vụ. Và khi có liên hệ với một Đặc Ban thì thêm chữ ký thứ ba của Trưởng Ban đó.

Làm biên lai và phiếu như vậy rất có lợi:

- Dể dàng cho sự kiểm soát.

- Tránh quên, mất tiền của Thủ Bổn, vì nhiều khi xuất tiền quên vô sổ rồi quên luôn. Nhờ có phiếu xuất mà có quên biên vô sổ cũng không quên luôn.

Tuyệt đối cấm cạo sửa

trên sổ chi thu. Nếu có ghi sai, phải trình với ông Hội Trưởng và quý vị kiểm soát tìm phương pháp điều chỉnh. Điều chỉnh bằng mực đỏ và có ký tên xác nhận.

Tuyệt đối cấm xé trang.-

Vì lẽ đó mà mỗi trang phải đánh số và có chữ ký tên của Ông Hôi Trưởng.

Vì tiền bạc thường là đầu đề của nhiều sự hiểu lầm, cho nên các phương pháp sổ sách phải rành rẽ. Dù cho cấp trên không kiểm soát, người thủ Bổn cũng phải trình và yêu cầu kiểm soát mỗi tháng một lần. Đừng nên lần lựa, để ắp lúc đó lâu ngày.

Mỗi cuối tháng các cấp đều phải tổng kết tình trạng chi thu trong tháng.

G.- BÁO CÁO, PHÚC TRÌNH.

Cấp trên nhờ những báo cáo cấp dưới mà thông hiểu tình hình mỗi địa phương. Có thông hiểu tình hình mọi địa phương. Tỉnh mới hoạch định công tác hợp thời hợp lý được.

Vậy báo cáo hàng tháng là bổn phận của các Ban Trị Sự, không bao giờ nên xao lãng. Báo cáo làm theo mẫu đã do Trung Ương phổ biến. Báo cáo làm ngay trong Hội nghị thường nguyệt và lập tức gởi lên cấp trên.

Đừng quên rằng cấp trên cũng chờ báo cáo các cấp dưới gởi lên mà khai hội thường nguyệt rồi tổng kết báo cáo lên cấp trên nữa. Ta bê trể tức là làm đình đốn luôn công việc của cấp trên. (Xem Thông Tư số 95/TV-TƯ/TT ngày 5-1-1964 ấn định lịch báo cáo và hội nghị các cấp). Tờ báo cáo phải xác thực, khách quan, có chi tiết.

H.- CÁCH THẢO BÁO CÁO, PHÚC TRÌNH.

Báo cáo cũng gọi là phúc trình (rapport), nhưng hiện nay danh từ phúc trình được thông dụng hơn trong hệ thống hành chánh.

Tuy nhiên, có thể phân biệt như sau:

- Báo cáo,

thường có tánh chất tổng quát, định kỳ và có thể viết thành văn hoặc báo cáo miệng. Báo cáo không cần thiết có nhận xét kết luận.

- Phúc trình,

thường đi vào chi tiết đầy đủ hơn và luôn luôn viết thành văn, nhắm vào một công tác hay một đề tài nhứt định, cần nghiên cứu sâu rộng hơn là báo cáo. Phúc trình thường có phần nhận xét, kết luận.

a)- Hình thức trình bày phúc trình báo cáo.

- Chỉ danh trên đầu tờ giấy: Thí dụ:

PHÚC TRÌNH VỀ CUỘC BẦU CỬ BAN TRỊ SỰ TỈNH AN-GIANG. Cần nêu chỉ danh để người đọc biết ngay là một phiếu trình, và trình về việc gì.

-Nêu tên cơ quan nhận bản phúc trình.-

Thí dụ: KÍNH GỞI BAN TRỊ SỰ TRUNG ƯƠNG.

-Vào đề: Nêu lý do công việc.-

Thí dụ: Chiếu điều X Hiến Chương, Ban Trị Sự Tỉnh Angiang bầu cử ngày X. đã mãn nhiệm ngày X. Sau khi đã thi hành các thủ tục đúng theo quy ước bầu cử, một Đại hội Toàn Tỉnh đã họp ngày X tại nơi X để bầu cử tân Ban Trị Sự Tỉnh Angiang.

- Mô tả diển tiến công việc.-

Thí dụ: Số cử tri hiện diện trong Đại hội là X so với số cử tri lý thuyết là Y, được Chủ Tọa đoàn tuyên bố là có túc số hợp lệ để thi hành cuộc bầu cử.

Các thủ tục bầu cử đã được thực hiện đúng theo quy ước. Trong số 30 ứng cử viên,, 11 vị sau đây đã được nhiều phiếu nhứt và được Chủ Tọa đoàn tuyên bố đắc cử hợp lệ.

(Danh sách các vị đắc cử và số thăm).

Cuộc bầu cử đã được tiến trình tốt đẹp, trong không khí hòa ái, không có chuyện gì bất trắc xảy ra (nếu có phải nêu trong phúc trình).

- Công cuộc dư trù.-

Thí dụ: Chiếu quy ước, cuộc bàn giao giữa Ban Trị Sự mãn nhiệm với tân Ban Trị Sự sẽ cử hành vào ngày X, dưới sự Chủ Tọa của Ban Trị Sự Trung Ương.

- Thỉnh cầu (hay đề nghị).-

Thí dụ: Thỉnh cầu Ban Trị Sự Trung Ương ban hành quyết nghị chấp nhận danh sách Tân Ban Trị Sự Tỉnh Angiang và đem đến trao trong buổi lễ bàn giao.

- Chót hết, bản phúc trình ghi:

Nay kính phúc trình

T.M. Hội Động Bầu Cử

Đính kèm.-

Biên Bản Đại Hội Bầu Cử.

b)- Những điểm cần lưu ý khi thảo phúc trình, báo cáo.

Các điểm chính của sự việc sự báo cáo:

- Việc gì?

- Ở đâu?

- Bao giờ?

- Ra sao?

- Ai (những ai) liên quan tới sự việc đó.

Cách diển tả.-

Thật rõ ràng, gãy gọn, dễ hiểu, tuyệt đối tránh sự dài dòng, lập đi lập lại. Nếu không có tài liệu chi tiết đính kèm (như trường hợp Biên Bản Đại Hội Bầu Cử nói trên), thì phải nói đủ chi tiết ngay trong phúc trình. Thí dụ: Nếu không có biên bản Đại Hội đính kèm thì trong bản phúc trình nói trên phải diển tả luôn tên ban Chủ Tọa, Ban Thư Ký, danh sách cử tri hiện diện, cách thức bỏ thăm v.v... Nhưng vì đã có biên bản nên chỉ cần đính kèm phúc trình và do đó phúc trình trở nên giản dị, dễ hiểu, và khi cần tìm hiểu thêm chi tiết, Trung Ương chỉ cần đọc Biên Bản.

Như vậy phương thức thảo phúc trình có tài liệu chi tiết đính kèm sẽ làm dễ dàng cho người thảo và cả người đọc.

Nếu các tài liệu kỷ thuật, thống kê, thì phải kễ các con số, hoặc trong Bản phúc trình, hoặc trong phụ bản đính kèm.

Nên nhớ.-

Báo cáo phúc trình sơ sót sẽ đưa đến hậu quả tai hại là làm cho cấp tên theo đó mà quyết định sai lầm.

c)- Phần nhận xét đề nghị kết luận.

Cơ quan hay người thảo phúc trình có thể thêm phần nhận xét của mình đối với sự việc đã phúc trình. Nếu công việc đó cần có các giải pháp, thì đề nghị một hay nhiều giải pháp với phân tách lợi hại, cho cấp trên lấy quyết định.

Nếu không có đề nghị, thì phần nhận xét dùng làm phần kết luận, hay dùng một phần kết luận để nhấn mạnh và tổng kết nhận xét của mình đối với công việc đã phúc trình.

Ý kiến bạn đọc
23 Tháng Hai 20128:00 SA
Khách
You ralely saved my skin with this information. Thanks!
Gửi ý kiến của bạn
Tắt
Telex
VNI
Tên của bạn
Email của bạn