Bài Thứ Sáu - Hội Nghị

23 Tháng Bảy 200912:00 SA(Xem: 19357)
Bài Thứ Sáu - Hội Nghị

I

.- TÁC DỤNG HỘI NGHỊ.

Công việc giáo sự, cũng như mọi loại công việc của tổ chức đoàn thể, quốc gia, thường rất phức tạp, vì liên hệ đến nhiều giới, nhiều ngành, ảnh hưởng tới quần chúng, bên trong và bên ngoài, kể cả các khía cạnh tế nhị và tình cảm, hoàn cảnh.

Vì thế một người hay vài ba người không thể quyết định dù đó là công việc ngành chuyên môn của mình. Thí dụ: Ông Trưởng Ban P.T.G.L. muốn thực hiện công tác phát hành tập san giáo lý, tuy sẽ do ban PTGL thi hành, nhưng liên quan đến các ban khác, về tổ chức, liên lạc, thông tin, tài chánh, ngoại giao v.v... Do đó, Ông Trưởng Ban PTGL không tự ý quyết định mà phải tham khảo ý kiến các ban khác, tức là của toàn Ban Trị Sự Trung Ương nói chung. Nghĩa là vấn đề phải đưa ra trước Hội Nghị Ban Trị Sự Trung Ương để thảo luận và lấy quyết định.

Hội nghị là một hình thức sinh hoạt dân chủ, vừa tránh được lạm quyền, độc đoán, vừa làm cho các vấn đề được sáng tỏ, phong phú đủ các khía cạnh, hầu đạt những quyết định đúng mức, và sau nầy sẽ dễ dàng thi hành. Nó cũng còn là một hình thức thông đạt cho các ngành liên hệ cùng được hiểu biết luôn công việc riêng của các ngành khác.

II.- ƯU KHUYẾT ĐIỂM CỦA HỘI NGHỊ.

Có thể tóm tắt các ưu điểm và khuyết điểm của hội nghị như sau:

A.- Ưu điểm.

-Thể thức sinh hoạt cộng đồng, dân chủ, thể hiện ý kiến chung.

-Ngăn ngừa các quyết định chuyên quyền, lạm dụng, độc tài, độc đoán, sai lầm.

-Mổ xẻ mọi khía cạnh của từng vấn đề do ý kiến dị biệt của nhiều người, nhiều giới, để căn nhắc kỷ lưởng trước khi lấy quyết định.

Ngăn ngừa hay hòa giải mọi hiểu lầm, nghi ngờ, thành kiến cá nhân, do những sự trao đổi ý kiến trực tiếp, làm cho các mâu thuẩn về quan điểm và quyền lợi được thông cảm hòa hợp.

- Phổ biến chánh sách kế hoạch, để một mặt sự thực hiện được đồng nhứt, một mặt các khó khăn trở ngại, các chỉ thị thực tế có thể xảy ra đã được dự liệu, với các giải pháp ứng phó. Sau một hội nghị phổ biến kế hoạch, các cấp cán bộ thông suốt và nắm vững vấn đề để thi hành dể dàng, đúng mức hơn.

B.- Khuyết điểm.

- Không chuẩn bị đàng hoàng, hội nghị chẳng những không đạt kết quả mà còn trở thành chướng ngại làm cho công việc phải ngưng trệ hay chậm trể.

- Không được nghiên cứu đề phòng trước, và không được điều khiển chặt chẻ, hội nghị trở thành môi trường cải vã vô ích, không đạt quyết định mà còn gây thêm các mặc cảm phức tạp, bất hòa, mâu thuẩn.

- Các vấn đề quan trọng, nếu không được những người tham dự hội nghị bảo mật đúng mức, sẽ bị tiết lộ ra ngoài, có hại cho công việc lớn.

- Hội nghị có thể làm ngưng động các công việc khác trong thời gian cán bộ phải đi dự hội nghị, hoặc trở thành mất ngày giờ vô ích. Nếu triệu tập bừa bải, không đúng lúc, không có lý do chánh đáng.

- Thường có khuynh hướng mượn hội nghị để tránh trách nhiệm hay kéo dài vấn đề không giải quyết đúng lúc cần thiết.

III.- PHÂN LOẠI HỘI NGHỊ.

A.- Phân loại theo thời gian.

a)- Hội nghị định kỳ.- Là hội nghị họp đúng kỳ, mỗi tuần, mỗi tháng, hay mỗi năm... Loại hội nghị định kỳ thường được ấn định trước trong bản Hiến Chương, Điều Lệ hay Huấn Thị. Thí dụ:

- Hội nghị thường nguyệt, mỗi tháng họp một lần đúng chủ nhật đầu tháng tại Trung Ương.

- Hội nghị hàng tuần, đúng ngày giờ do Ban Trị Sự Trung Ương ấn định.

- Đại Hội Thường Niên Toàn Quốc,

do Bản Hiến Chương ấn định, để tổng kết tình hình năm qua và dự liệu công việc năm tới.

b)- Hội nghị bất thường.- Là Hội nghị được triệu tập bất thường, kỳ hạn không nhất định trước, để giải quyết các vấn đề khẩn cấp, bất thường.

B.- Phân loại theo mục tiêu.

a)- Hội nghị điều đình.- Họp để giải quyết các vấn đề có tánh cách tranh chấp, cần tìm giải pháp. Thí dụ: Hội Đàm Ba-Lê về hòa bình Việt Nam.

b)- Hội nghị tư vấn.- Họp để tham khảo ý kiến nhiều vị có uy tín hay chuyên môn, để giúp cho cơ quan điều hành công việc được thêm ý kiến, trước khi quyết định.

c)- Hội nghị quyết định.- Họp để lấy các quyết định cần thiết, giải quyết dứt khoát các vấn đề.

d)- Hội nghị phổ biến công tác.- Họp để cấp trên phổ biến chánh sách, kế hoạch công tác, hướng dẩn cấp dưới học tập, đồng thời tham khảo thêm ý kiến cấp dưới về sự thi hành công tác thế nào cho tốt đẹp.

C.- Phân loại theo phương thức sinh hoạt.

a)- Hội thảo, họp để trao đổi ý kiến, thảo luận về một đề tài nhất định nào đó, để tìm hiểu thêm ý kiến các giới, giúp cho sự quyết định giải pháp sau nầy được phong phú ý kiến: Hội thảo thường có các bài thuyết trình làm sườn thảo luận. Hội thảo thường không biểu quyết và tiêu chuẩn được mời tham dự cũng không quá khắt khe như đại biểu hội nghị.

b)- Đối thoại tranh luận, họp chia ra hai hay ba phe khác nhau để dùng phương pháp đối chọi ý kiến hầu tìm thấy các ý kiến hoặc giải pháp nào có ưu thế hay giá trị cao nhứt. Đây là một cách làm sáng tỏ vấn đề, và các phe được khích lệ tranh luận hết mình.

c)- Nhóm thảo luận, họp thành từng nhóm nhỏ, để trao đổi ý kiến học tập lẫn nhau hay nghiên cứu về vấn đề nhứt định.

D.- Phân loại theo tầm quan trọng.

a)- Hội nghị.- Mỗi tháng Ban Trị Sự Tỉnh họp một lần, đó là Hội nghị Ban Trị Sự Tỉnh (thường lệ).

b)- Đại hội nghị.- Là phiên họp chung của nhiều Ban Trị Sự trong một địa phương. Đây là loại đại biểu hội nghị vì các địa phương gởi đại biểu của mình tới tham dự.

Thí dụ:

Theo điều 18 bản Hiến Chương của Giáo Hội thì Đại Hội nghị cấp Xã gồm Ban Trị Sự Xã với một số nhân viên Ban Trị Sự Ấp.

Đại hội nghị cấp Quận

gồm toàn Ban Trị Sự Quận với mỗi Xã 5 Trị Sự Viên.

Đại hội nghị cấp Tỉnh

gồm toàn Ban Trị Sự Tỉnh với mỗi Quận 5 Trị Sự Viên, mỗi Xã 3 Trị Sự Viên.

Đại hội nghị cấp Trung Ương.-

Gồm toàn Ban Trị Sự Trung Ương với mỗi Tỉnh 5 Trị Sự Viên, mỗi Quận 3 Trị Sự Viên, mỗi Xã 1 Trị Sự Viên.

Đại hội nghị cũng gọi là đại biểu hội nghị hay gọi tắt là Đại Hội.

c)- Toàn quốc Đại hội nghị.- Hay là Đại Hội Toàn Quốc, tức là hội nghị gồm Đại biểu các cấp toàn quốc, để quyết định các vấn đề quan trọng cho vận mệnh Đoàn thể. Cũng là Đại hội toàn quốc thường niên để tổng kết công tác trong năm, dự trù công tác năm tới.

Theo ý nghĩa nầy thì toàn quốc Đại hội nghị chỉ được triệu tập cấp Trung Ương, và Đại Hội Nghị cấp Trung Ương nói trong điều 18 Bản Hiến Chương có thể gọi là một toàn quốc Đại hội nghị với tánh cách thâu hẹp.

Trên nguyên tắt trong một toàn quốc Đại Hội Nghị, cũng có thể mời tham dự tất cả Trị Sự Viên các cấp từ Xã lên Trung Ương, chớ không cần hạn chế Tỉnh 5 người, Quận 3 người, Xã 1 người như trên.

Khi đặc ban Trung Ương mời nhân viên đặc ban các cấp về hội họp, thì phiên họp đó cũng gọi là Toàn Quốc Đại Hội Nghị, hay Đại Hội Toàn Quốc của đặc ban đó. Thí dụ: Đại Hội Toàn Quốc Phổ Thông Giáo Lý do Ban Phổ Thông Giáo Lý tổ chức, để tham khảo ý kiến của các Ban P.T.G.L. các cấp toàn quốc.

d)- Khoáng Đại Hội Nghị.- Là một Hội nghị hay Đại Hội mỡ rộng, có mời thêm những Nhân Sĩ hay Tín Đồ không phải là Trị Sự Viên đến tham dự.

Trong trường hợp nầy, quyền biểu quyết phải được xác định bằng một bản Nội Lệ thông báo trước hay bằng một quyết định tiên thẩm trước khi đi vào chương trình nghị sự:

-Hoặc quyết định rằng Hội nghị chỉ Hội thảo, không biểu quyết,

-Hoặc quyết định chỉ các đại biểu có quyền biểu quyết, các Nhân Sĩ không biểu quyết,

-Hoặc quyết định rằng tất cả mọi người được mời đến tham dự, đều có quyền biểu quyết như nhau.

Thiếu sự xác định ấy, về sau có thể xảy ra tranh cải về giá trị các biểu quyết.

Ngoài ra, trong sinh hoạt các định chế như Hội Đồng, Quốc Hội, thường phân biệt giữa các phiên họp Ủy Ban, Liên Ủy Ban, Văn phòng, các Chủ Tịch Ủy Ban, là các phiên hội nghị, khác với phiên họp của toàn thể hội viên, gọi là phiên họp khoáng đại.

đ)- Quần chúng Đại Hội.- Là một cuộc Đại Hội rộng rãi nhứt, mọi người đều được mời đến tham dự. Thường các loại quần chúng đại hội hay nhân dân đại hội nầy có mục đích tranh đấu (huy động quần chúng để biểu dương ý chí và sức mạnh), hay mục tiêu giải thích phổ biến một số vấn đề mà quần chúng muốn và cần được thông suốt.

Người ta thường gọi Đại hội nầy là mít tinh quần chúng (mecting)

IV.- QUYỀN TRIỆU TẬP HỘI NGHỊ.

a)- Thường lệ.

Trong nội bộ Ban Trị Sự, Ban Thường vụ chiếu quyết định hay Hiến Chương mà triệu tập hội nghị thường nguyệt hay Đại Hội thường niên (Điều 18, 19 Bản Hiến Chương).

b)- Bất thường.

Theo yêu cầu của đa số các Trị Sự Viên Ông Hội Trưởng triệu tập Hội nghị bất thường.

Cũng theo sự yêu cầu của nhiều Ban Trị Sự các cấp dưới Trung Ương nhóm hội nghị và quyết định triệu tập Đại Hội nghị bất thường, do Ban Thường vụ Trung Ương mời.

V.- CÁCH THỨC TỔ CHỨC MỘT CUỘC ĐẠI HỘI NGHỊ.

Phàm làm việc gì cũng phải chuẩn bị trước. Chuẩn bị kỹ thì việc thực hành dễ thành công. Đó là bí quyết quan trọng của công tác tổ chức.

Muốn tổ chức một hội nghị, dù là thường lệ, hay Đại hội toàn quốc bất thường, cũng có chuẩn bị. Hội nghị thường thì sự chuẩn bị đơn giản và ít tốn ngày giờ hơn, nhưng một Đại Hội Toàn Quốc thì nhứt định sự chuẩn bị mất nhiều ngày giờ và cần cả một kế hoạch.

Hội nghị thường nguyệt có thể căn cứ trên bản báo cáo tổng kết công việc trong tháng và những đề nghị của các Tri Sự Viên để ghi các mục cần thảo luận và giải quyết. Công việc nầy có thể do Ban Thường Vụ, hay Thư ký hay Chánh Văn phòng làm việc.

Nhưng với một Đại Hội Toàn Quốc tất nhiên sẽ bao gồm khá nhiều vấn đề, thì sự chuẩn bị phải theo một kế hoạch.

a)- Chuẩn bị tài liệu.- Trước hết Thường Vụ phải xem xét tất cả báo cáo của các cấp dưới gởi lên, nhận định tình hình đã qua, để đúc kết báo cáo rồi dự trù những công tác cần phải thực hiện sắp tới, để có đủ yếu tố mà ghi thành một bản dự án chương trình nghị sự của Đại Hội.

Ngay trong công việc nầy cũng phải biết phân biệt vấn đề nào quan trọng, vấn đề nào tầm thường mà quyết định trình tự ưu tiên trong nghị trình.

b)- Hội họp sơ bộ.- Sau khi tài liệu chuẩn bị xong, Ban Trị sự cấp triệu tập phải nhóm một phen có tánh cách sơ bộ để thảo luận về dự án chương trình nghị sự Đại Hội, xem có nên thêm bớt sửa đổi gì không.

Cũng trong phiên họp sơ bộ nầy, quyết định luôn bản kế hoạch, và phân công. Phải phân công về tổ chức vật chất, tổ chức điều hành phiên hội, thuyết trình, diển văn. Khi có nhiều vấn đề quan trọng, nên phân ra mỗi người thuyết trình về một vấn đề, Đại Hội mới dể nhận định chớ thuyết trình bao quát dài dòng thì phiên Đại Hội sẽ thất bại, vì cử tọa không nắm được trọng tâm của vấn đề.

c)- Phần triệu tập.- Do Ban Thường Vụ gởi thư mời, sau khi phiên họp đã quyết định lý do, ngày giờ, địa điểm và số Đại Biểu kèm theo các tài liệu như: Dự án nghị trình và nội lệ. Thư mời Đại Hội phải gởi trước cho các cấp ít nhứt là 15 ngày trước ngày khai hội (theo Hiến Chương Điều 19).

d)- Phần diễn văn, thuyết trình.- Do nhiều người phụ trách, Trưởng Ban nào sẽ thuyết trình về vấn đề của đặc ban ấy, Người nào có đề nghị ghi vào nghị trình thì lãnh nhiệm vụ thuyết trình về đề tài đó. Cố nhiên khi đề nghị một vấn đề nào thì phải nêu ra giải pháp cụ thể để cho Hội nghị thảo luận. Nếu không sẽ khó thành công.

Diển văn là phần của ông Hội Trưởng hay Ông Trưởng Ban tổ chức Hội nghị thảo ra để đọc,

Cũng có thể một người lãnh thuyết trình chung cho nhiều vấn đề, nếu là một hội nghị cấp dưới thấp.

đ)- Phần tổ chức vật chất.- Do Ban Tổ Chức hay tiểu ban Khánh tiết phụ trách lo liệu Hội Trường, chưng bày bàn ghế, hệ thống phóng thanh, diễn đàn, nghi lễ, nơi ăn chốn ở của các Đại biểu v.v... Phần sắp xếp chổ ngồi trong Hội Trường nên có bảng chổ từng phái đoàn cho có trật tự, và để phân biệt dể tìm kiếm.

VI.- CHƯƠNG TRÌNH NGHỊ SỰ.

Tài liệu chính và không thể thiếu được là chương trình nghị sự. Trên nguyên tắc chương trình hội nghị (Mẫu) gồm có những điểm sau đây:

A.- Phần nghi thức.

- Nghi lễ – Giới thiệu Cử tọa do Ban Triệu tập.

- Phổ biến nội lệ – Duyệt nghị trình.

- Diễn văn khai mạc – Bầu cử Ban Chủ Tọa.

B.- Phần nghị sự.

- Báo cáo tình hình đã qua.

- Thảo luận biểu quyết các vấn đề thuộc mục đích của Hội nghị (phải hài rõ trong chương trình nghị sự).

- Phân chia công việc, bầu cử nhân sự.

- Ấn định công tác tương lai.

- Đề nghị, chất vấn, phê bình.

- Linh tinh.

- Theo nguyên tắc, thì khi gởi thư mời,phải kèm theo thư một (dự án chương trình nghị sự) để cho các Đại biểu ở các cấp chuẩn bị trước ý kiến Đại Hội. Điều nầy rất cần vì nhờ chuẩn bị trước, khi tới hội nghị, các Đại biểu mới ý thức được nguyện vọng của địa phương mình để thảo luận cho chính xác. Nếu không chuẩn bị trước, họ sẽ không có sáng kiến để giúp Hội nghị giải quyết các vấn đề hoặc có khi làm sai với ý muốn của cấp bộ mình hay địa phương mình.

Các cấp nếu thấy cần xin ghi thêm một điểm vào chương trình nghị sự, cũng có thể gởi thư đề nghị với cấp triệu tập.

Bản (dự án) nầy vì thế chưa phải là chương trình nghị sự thiệt thọ, nó còn được bổ khuyết thêm và sau khi được chấp thuận ở Đại Hội nó mới được xem là chương trình nghị sự.

Theo nguyên tắc là vậy, nhưng trong thực tế thì người ta hay coi dự án là chương trình nghị sự thiệt thọ. Mỗi bổ khuyết sẽ được ghi thêm trong Hội nghị, hoặc vào mục thảo luận, mục đề nghị, hay mục linh tinh.

Chương trình nghị sự phải được nghiên cứu kỷ để tránh việc tiểu tiết choán chổ việc quan trọng, tránh việc Hội nghị kéo dài quá thời gian dự liệu.

Một chương trình nghị sự thiếu chặc chẻ sẽ làm cho kết quả Hội nghị giãm đi, mà gieo vào lòng các Đại biểu sự mất tin tưởng ở Hội nghị cũng như ở cấp trên.

Một chương trình nghị sự chỉ đặt các vấn đề quá thường hay bao la, sẽ làm cho không khí Hội trường uể oải, nhứt là những thời gian gần về cuối.

Lý do Hội nghị là động cơ quan trọng làm cho cử tọa ham thích đến tham dự và chú ý theo dõi cuộc thảo luận, tham gia ý kiến.

VII.- SINH HOẠT TRONG PHIÊN HỘI.

A.- Phần nghi thức.

Trước hết hội nghị im lặng chào cờ, Kỉnh Phật, Kỉnh Thầy, tưởng niệm Đức Ông, Đức Bà, mặc niệm Tử Sỉ. Sau đó theo lễ phép thông thường Đại diện Ban Tổ chức hay triệu tập đứng lên cám ơn Cử tọa, tuyên bố đại cương lý do (Hội thường lệ hay bất thường).

- Kế đó kiểm điểm thành phần dự hội và giới thiệu các đại biểu với nhau. Các Đại biểu có tư cách dự hội là những người có thư mời đích danh hay có sự ủy nhiệm thư của Ban Trị Sự hay giấy Uy quyền của người nhờ mình thay mặt (Điều 19 Hiến Chương). Kiểm điểm Cử tọa xem số Đại biểu có mặt đã đạt được định túc số theo điều lệ chưa? Vì điều 22 bản Hiến Chương định rằng muốn hợp lệ, Đại Hội phải có ít nhứt là quá bán tổng số Trị Sự Viên lý thuyết được qui định bởi Hiến Chương. Nếu lần nhóm đầu không đủ túc số quá bán, thì ông Hội Trưởng phải triệu tập phiên khác, dù có mặt bao nhiêu Đại biểu cũng vậy, phiên thứ hai đương nhiên coi là hợp lệ.

- Định –túc- số

(quorum) là số Đại biểu hiện cần thiết để cho phiên nhóm họp lệ. Bởi vì có trường hợp số người vắng mặt quá nhiều, số người hiện diện không đủ thẩm quyền quyết định. Thông thường, định túc số là quá bán. Nhưng có nhiều vấn đề hệ trọng, định-túc-số phài nâng phải nâng lên đến 2/3 hay 3/4. Thí dụ: Điều 38 Bản Hiến Chương định rằng muốn đình chỉ công tác Giáo Hội, phải do một Đại hội với định-túc-số 2/3 tổng số Đại biểu.

Khi kiểm điểm Đại biểu, người ta thường yêu cầu các Đại biểu ký tên vào “Bản ghi hiện diện” để chứng minh sự có mặt trong Hội nghị.

- Phổ biến nội lệ.

Nội lệ là bản văn qui định các sinh hoạt trong phiên họp, đặc biệt là các vấn đề trật tự, thể thức thảo luận và biểu quyết. Để tránh sự kéo dài quá, Nội lệ ấn định thời gian phát biểu ý kiến hay báo cáo của mỗi Đại biểu là mấy phút (từ 5 đến 10 phút trung bình).

Nếu ngoài các đại biểu chính thức, còn có thành phần Nhân Sĩ hay chuyên gia nầy có quyền biểu quyết hay không? Biểu quyết theo thể thức nào? Giơ tay hay kín? Đa số tương đối hay tuyệt đối?

Nội lệ có khi viết trên bảng đen, có khi in thành văn kiện tùy theo tầm quan trọng của Hội nghị.

- Duyệt chương trình nghị sự.

Dự án chương trình nghị sự được đem ra cho cử tọa duyệt qua và chấp thuận để hợp thức hóa thành chương trình nghị sự của phiên hội.

Cử tọa có thể xin ghi thêm đề mục nếu có lý do chánh đáng. Có khi điều lệ buộc rằng muốn ghi thêm đề mục vào chương trình nghị sự, phải đề nghị bằng thư, trong một kỳ hẹn trước ngày khai hội.

Cũng có khi xin ghi thêm đề mục bị bác bỏ vì lẽ Hội nghị đó có lý do nhứt định, không thể bàn sang vấn đề khác.

- Diễn văn khai mạc.

Sau khi chấp thuận nghị trình, phát ngôn viên trao lời cho người đọc viễn văn khai mạc. Thông thường thì Ông Hội Trưởng của Ban Trị Sự đứng ra triệu tập Hội nghị, có tư cách đọc diễn văn khai mạc. Theo nguyên tắc Ông nào ra lịnh triệu tập, người đó đọc diễn văn khai mạc. Thí dụ Ông Tổng Trưởng ra lịnh triệu tập một Đại Hội. Nhân viên cấp dưới lo tổ chức, và làm công việc kiễm điễm cử tọa, phổ biến nội lệ, đưa chương trình nghị sự ra cho cử tọa duyệt. Đến khi chánh thức khai mạc, thì Ông Tổng Trưởng đọc diễn văn khai mạc.

Diễn văn khai mạc nên vắn tắc, gọn gàng, khúc chiết, ngụ ý khai triển lý do và mục tiêu của phiên hội.

Bầu cử chủ tọa đoàn.

Gồm có:

-Chủ tọa

-1 hay 2 phó Chủ tọa (nếu là Hội nghị lớn)

-1 Thư ký

-1 hay 2 phó Thư ký

Nếu Đại hội đông người, phải cử thêm hai vị kiểm soát phụ trách về trật tự Hội trường. Khi đại hội bỏ thăm, các vị kiểm soát đảm trách luôn việc kiểm phiếu.

Thường lệ các phiên hội của Giáo Hội tôn Đức Thầy làm chủ tọa danh dự tối cao.

B.- Phần nghị sự.

Sau phần nghi thức, Hội trường đi vào phần nghị sự theo các điểm ghi trong chương trình nghị sự. Sau đây là các điểm liên hệ đến việc thi hành phần nghị sự.

- Sự thảo luận.

Phải có thứ tự theo chương trình nghị sự. Muốn thay đổi phải được cử tọa đồng ý, chớ chủ tọa cũng không được tự ý thay đổi.

- Thảo luận vấn đề nào thì cho dứt khoát vấn đề đó, không thể thảo luận một lần hai ba vấn đề hoặc lạc sang đề tài khác.

- Lúc gặp vấn đề rắc rối, càng thảo luận ở Đại Hội càng lộn xộn vì xung khắc ý kiến và quá nhiều ý kiến dị đồng, thì tạm ngưng thảo luận và bày ra một hay nhiều tiểu ban đặc biệt để nghiên cứu sâu xa vấn đề rồi thuyết trình, đề nghị giải pháp cho Hội nghị trong một thời gian nhứt định. Trong khi chờ đợi kết quả của tiểu ban này, Hội nghị có thể sang vấn đề khác, để tranh thủ thời gian.

- Kinh nghiệm cho biết rằng có nhiều vấn đề càng thảo luận ở Đại Hội, càng khó giải quyết. Đến khi giao cho một tiểu ban nghiên cứu rồi thuyết trình thì rất mau đi đến giải pháp.

- Thật ra thì ngay từ khi chuẩn bị Hội nghị và muốn khỏi mất thời giờ, các thuyết trình viên hay ban triệu tập cũng đã phải nghỉ đến vấn đề nầy... Chuẩn bị sẵn giải pháp cho mỗi vấn đề và đưa ra đúng lúc cho Hội trường chấp thuận hay thảo luận.

Làm như vậy, có tính chất hướng dẫn Hội trường theo ý kiến mình, nhưng thật ra người thuyết trình hay triệu tập sẵn quy tựu được tài liệu của các nơi, đã nghiên cứu kỹ lưởng, nắm vững vấn đề, cân nhắc giải pháp, tiên liệu phản ứng và khuynh hướng hội trường nên khi đưa đề nghị giải pháp ra trước hội trường, thường dễ dàng được xem là gải pháp thích nghi, để hội trường dựa theo đó mà thảo luận, bổ túc. Hơn nữa, trước hội trường, nếu đa số phản đối, thì cố nhiên là giải pháp đề nghị đó phải bị bác bỏ. Trong trường hợp nầy, thì thuyết trình viên phải tự xét lại mình xem (vì sao ta lại không nắm vững được vấn đề?).

- Ngoài các vấn đề đặc ra để được thảo luận, để trao đổi ý kiến mà không cần biểu quyết, còn hầu hết các cuộc thảo luận ở Hội trường cần có biểu quyết. Phương châm là:

- Thảo luận mà không biểu quyết là nói miệng suông.

- Biểu quyết mà không thi hành là biểu quyết chơi.

- Quyền hạn và nhiệm vụ chủ tọa.

Chủ tọa điều khiển cuộc Hội nghị thảo luận theo trật tự các điểm trong chương trình nghị sự.

- Cho phép các đại biểu phát biểu ý kiến ai giơ tay trước được phát biểu trước. Hay ai có ghi tên trước được lên diễn đàn trước.

- Ngắt ý kiến nào lạc đề. Yêu cầu diễn giả tôn trọng ngày giờ kỳ hạn để phát biểu ý kiến. Rung chuông báo cho diễn giả biết đã hết kỳ hạn.

- Tóm luận ý kiến của nhiều người đã phát biểu cho cử tọa dễ theo dỏi.

- Giữ hòa khí Hội trường. Gặp lúc tình thế gay go, rung chuông xin tạm ngưng 10 hay 15 phút cho không khí nặng nề tản đi.

- Có quyền thảo luận, đề nghị, biểu quyết như các đại biểu. Gặp trường hợp số thăm bằng nhau, Chủ tọa có quyền bỏ thêm một lá thăm quyết định.

- Có nghệ thuật và kinh nghiệm làm cho Hội trường vui vẽ, sôi nổi, đừng quá lặng lẽ. Biết lái Hội trường ra khỏi phút gay go bế tắc. Biết hướng dẩn cuộc thảo luận về kết quả cụ thể.

- Có quyền ký tên biên bản Hội nghị.

Ban thư ký.-

Ban thư ký có nhiệm vụ ghi chép những điều thảo luận trong Hội trường hay các quyết định vào biên bản.

- Thư ký phụ tá với Chủ tọa trong việc ghi ý kiến phát biểu để tổng kết mà hướng cuộc thảo luận về biểu quyết, không hao phí thời giờ.

Ban thư ký cũng vẫn có quyền thảo luận, đề nghị, biểu quyết, nếu có tư cách Đại biểu trong Hội nghị.

Quyền hạn Đại biểu tham dự Hội nghị.

Được thư mời đến dự hội, người đại biểu đương nhiên có các quyền hạn nầy:

- Có quyền đề nghị, giới thiệu, chất vấn, biểu quyết, phát biểu ý kiến.

- Có quyền thóat ly Hội nghị một cách hợp pháp.

- Có quyền hỏi lai lịch một đại biểu nào mà mình chưa biết rõ (hỏi ban triệu tập).

- Gặp ai chỉ trích mình, có quyền trả lời và chất vấn lại. Nếu chủ tọa không cho mình trả lời, chất vấn, có quyền phản đối, xin ghi vào biên bản.

- Khi Chủ tọa không để ý đến đề nghị của mình, có quyền lập lại.

- Nếu biên bản không thuật đúng lời nói của mình,hay không đầy đủ, có quyền xin sửa lại. Nếu không được sửa, có thể xin ghi điều kháng nghị của mình vào cuối biên bản.

Nên nhớ rằng Chủ tọa dự Hội nghị với tư cách đại biểu như mình, cho nên không được hỏi Chủ tọa những vấn đề nào ngoài quyền hạn nhiệm vụ Chủ tọa của Ông.

Những điều cần nhớ trong Hội trường.

- Khi muốn xin nói phải giơ tay, chừng nào Chủ Tọa cho phép mới được nói.

Tuyệt đối không được cướp lời người khác đang nói. Nhớ rằng ai cướp lời mình, mình cũng không bằng lòng.

- Ăn nói cũng phải có lể độ, hòa khí, dù là chất vấn hay kháng nghị. Khi chỉ trích, chất vấn, nên xin lỗi trước.

- Cân nhắc từng cử chỉ, lời nói, không nóng giận, không bối rối, không bừa bãi, không lố bịch, không khoa chân múa tay. Nên nhớ Hội trường nhiều người, bao căp mắt theo dõi mình từng cử chỉ.

- Cũng không nói dài dòng ba hoa mất thì giờ quý báu chung. Đi ngay vào đề: Cho ý kiến, đề nghị giải pháp.

- Cũng không nên lợi dụng Hội trường làm diễn đàn tuyên truyền cho cá nhận mình hay hoan hô đã đảo ai.

- Khi người khác nói, ta phải chú ý nghe để hiểu người ta nói gì. Nếu lơ là không nghe, thì đi dự hội mà cũng không rõ hội nghị đã thảo luận những gì.

- Tuyệt đối không nói chuyện, không đi tới đi lui, không gây tiếng động ồn ào làm loãng mất không khí hội trường...

- Cũng không “hội chòm” nghĩa là trong khi diễn giả đang nói dưới nầy đôi ba người chụm đầu bàn riêng với nhau. Làm như vậy, mình không nghe thấu đáo được diễn giả của Hội trường.

- Không được bỏ phiên nhóm đi ra mà không có lý do chính đáng. Muốn đi ra phải xin phép Chủ Tọa.

Đình chỉ Hội nghị.-

Nếu vì một lý do nào đó mà muốn đình chỉ hội nghị, Chủ Tọa phải đặt vấn đề cho Hội trường quyết định. Ghi vào biên bản.

Xung đột.-

Rủi ro có xảy ra cuộc xung đột quan trong có thể ra pháp đường, phải ghi vào biên bản với các chi tiết để làm bằng cớ về sau.

Không phận sự đừng nghe lóm.-

Có một số người không có quyền dự hội, lại đứng ngoài mà nghe, hay thừa lúc vô ý, vào ngồi trong Hội trường. Điều nầy tối kỵ và ban tổ chức hội nghị phải kiểm điểm đai biểu, và giử vững trật tự mà tránh sự lộn xộn đó.

C.- Biểu quyết.

Hội nghị biểu quyết theo nội lệ. Có vấn đề được biểu quyết công khai bằng cách đưa tay. Có vấn đề được biểu quyết bằng cách bỏ phiếu.

Có vấn đề biểu quyết theo đa số tương đối, có vấn đề biểu quyết theo đa số tuyệt đối (đa số tuyệt đối là quá bán một thăm trở lên. Đa số tương đối ai hơn thăm thì thắng). Thường thì nếu lần trước không đạt được đa số tuyệt đối, phải biểu quyết lần thứ nhì theo đa số tương đối.

Cũng có vấn đề quan trọng đặc biệt phải có 2/3 hay 3/4 tổng số phiếu mới quyết định được.

Khi bỏ phiếu kín thì phải có hai người kiểm phiếu.

Các phiếu dùng rồi, nên thiêu hủy đi để giử đúng ý nghĩa “bỏ thăm kín”.

Cũng có trường hợp định rằng các phiếu đó phải giử lại trong hồ sơ một thời hạn nào đó, để phòng ngừa có sự kháng nghị.

Thể thức bầu phiếu của từng vấn đề tùy theo tầm quan trọng, thường được ghi vào điều lệ hay nội lệ để Chủ Tọa theo đó mà thi hành trong phiên hội.

Khi hai bên đồng phiếu nhau thì Chủ Tọa sẽ bỏ một lá phiếu quyết định.

D.- Biên bản.

Để ghi chép những ý kiến của hội nghị, có ba phương thức ghi biên bản:

a)- Ghi nguyên văn.

b)- Ghi tóm lược.

c)- Chỉ ghi các quyết định.

Sự áp dụng phương pháp nào trong một cuộc hội nghị phải được quyết định từ lúc đầu, bởi Chủ Tọa, hay do ý kiến chung của cử tọa.

a)- Phương thức ghi nguyên văn:

Thường áp dụng cho những cuộc thảo luận những văn kiện, quyết định tối quan trọng như làm luật trong Quốc Hội, hay thảo Bản Điều Lệ, Hiến Chương của Đoàn thể.

Nó có tác dụng đặc biệt là nếu về sau người áp dụng luật lệ hay điều lệ mà nhận thấy điểm nào mù mờ, mình không hiểu rõ thì tìm lại biên bản lúc thảo luận mà tra cứu xem lúc đó những người làm luật lệ mổ xẻ thế nào về điểm đó.

Trong một Quốc gia, tất cả những buổi thảo luận trong Quốc Hội đều ghi nguyên văn do những tốc ký viên chuyên nghiệp. Sau nầy người ta còn dùng băng nhựa thâu thanh để phối kiểm việc ghi chép của tốc ký viên. Vì các biên bản thảo luận tại Quốc hội đều đăng vào công báo làm tài liệu Quốc gia.

Phương pháp nầy tốn kém, mất ngày giờ nên chỉ áp dụng cho các quyết nghị căn bản mà thôi.

b)- phương thức ghi tóm lược.-

Khi nhận thấy không cần ghi nguyên văn, thì người ta áp dụng phương pháp tóm lược.

Tóm lược mọi ý kiến:

Tùy theo tầm quan trọng các ý kiến phát biểu đều được tóm lược trên biên bản.

Thí dụ:

Ông NGUYỄN.- Đề nghị nên Hội thường lệ mỗi ngày đầu tháng.

Ông TRẦN.- Đề nghị nên hội vào giửa tháng.

Chỉ ghi như thế chớ không lập lại nguyên văn lời Ông NGUYỄN, Ông TRẦN đã nói.

c)- Phương thức chỉ ghi các quyết nghị.-

Cũng có khi, biên bản không cần ghi các ý kiến đã phát biểu, mà chỉ ghi các quyết nghị đã thảo luận và biểu quyết tại Hội trường mà thôi.

Thí dụ:

Vấn đề nguyệt liểm.- Hội nghị quyết nghị tăng lên hai đồng, do biểu quyết giơ tay có 150 thăm thuận, 20 thăm trắng.

Chỉ ghi thế thôi, không ghi những ý kiến đã phát biểu lúc thảo luận. Tuy nhiên phải ghi rõ ràng đầy đủ các quyết nghị, chớ không được tóm tắt quá, nhiều khi thiếu ý nghĩa.

d).- Chữ ký biên bản.-

Có khi chỉ do Chủ Tọa đoàn và Thơ ký đoàn ký tên cũng được.

Có khi phải có chữ ký của toàn thể Đại biểu có mặt trong Đại Hội.

Cũng có giải pháp trung dung là các Trưởng Phái đoàn thay mặt các Đại biểu mà ký tên vào biên bản.

Tùy theo sự quan trong của Hội nghị mà quyết định. Có thể do Chủ tọa đoàn hay phải qua Hội nghị quyết định.

Trước khi Hội nghị bế mạc hay trước khi ký tên biên bản Thư ký Phiên Hội phải đọc lên cho mọi người nghe. Các Đại biểu có quyền xin sửa đổi nếu xét thấy có điểm nào không đúng.

Khi ký tên phải ký trên tất cả những trang giấy dùng ghi biên bản.

Bản thảo viết tay đó giử trong hồ sơ, còn các bản sao in ra để phát cho cấp bộ đem về làm tài liệu theo dõi công việc về sau liên hệ đến các quyết nghị trong Đại Hội.

Muốn cho mau lẹ, ban Thư Ký thường tổ chức một tiểu ban đánh máy chờ sẳn, để ghi được trang nào là đánh máy ngay lập tức, để khi Hội nghị vừa bế mạc là biên bản cũng vừa hoàn thành.

VIII.- Bế mạc.

Sau khi đã thảo luận, biểu quyết, giải quyết hết các vấn đề trong nghị trình rồi, Ông Chủ Tọa đứng lên yêu cầu Cử tọa phát biểu cảm tưởng về Hội nghị.

Sự phát biểu cảm tưởng nầy có tác dụng rút kinh nghiệm và thúc đẩy tinh thần các đại biểu về việc sẽ thực hiện các quyết định của Hội Nghị.

Sau đó Chủ tọa cám ơn Cử tọa thi hành nghi lễ và tuyên bố bế mạc.

IX.- Thi hành quyết nghị. Sau khi Đại hội bế mạc, bổn phận của Cơ quan triệu tập là phải đảm nhận việc phân công để thi hành các điều đã quyết định trong Đại Hội. Nhứt định phải nổ lực thi hành cho mọi quyết định, nếu không thì các địa phương có cảm tưởng rằng “Quyết định để mà chơi”, điều nầy rất nguy hại.

Sự thi hành các quyết nghị như thế nào đã nói trong phần đầu của công tác tổ chức: TỔ CHỨC CÔNG VIỆC.

Lời dặn.-

Trên đây là những điều cần biết khi đi dự các Hội Nghị nội bộ. Nếu đi tham dự các Hội nghị bên ngoài, thì phải hết sức chú trọng vào việc chuẩn bị ý kiến, tuyển lựa Phái Đoàn, và dè dặt đề phòng những mưu mô của bên ngoài trong lúc Hội Nghị.
Gửi ý kiến của bạn
Tắt
Telex
VNI
Tên của bạn
Email của bạn