Bài Thứ Tư - Công Tác Tổ Chức Cơ Sở

23 Tháng Bảy 200912:00 SA(Xem: 19373)
Bài Thứ Tư - Công Tác Tổ Chức Cơ Sở

I.- ÍCH LỢI CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC.

Bất kỳ làm việc gì mà không có tổ chức, thì khi hành động tất nhiên lộn xộn, đình đốn và thất bại.

Một Đoàn thể hằng triệu người mà không tổ chức công việc, tổ chức hàng ngũ thì sẽ trở thành ô hợp, trống xuôi kèn ngược, mạnh ai nấy làm, trở nên hổn loạn ngay.

Mục đích của tổ chức là dàn xếp hàng ngũ cho có trật tự, hệ thống từ dưới lên trên, phân công phân nhiệm rành rẽ, sắp xếp công việc phù hợp không gian, thời gian, hoàn cảnh và khả năng, để thống nhứt chủ trương, thống nhứt lực lượng, thống nhứt hành động, cùng hướng về mục đích đã định.

Không một ai có thể tự mình bao biện hết mọi công việc. Một cầu thủ dù giỏi tới đâu cũng không thể bao hết sân banh. Người cán bộ chỉ đạo không thể bao hết, kiểm soát toàn diện được, mà phải có óc tổ chức để phân công phân nhiệm cho cả bộ máy cùng chạy.

Công tác tổ chức có hai phần việc khác nhau:

1)- Tổ chức hàng ngũ cơ sở.

2)- Tổ chức công việc.

II. – PHÂN NHIỆM THEO ĐÚNG PHÁP LUẬT.

Có nghĩa là hệ thống cơ sở hàng ngũ phải được tổ chức trong khuôn khổ ấn định bởi một tài liệu pháp luật, chớ không thể tổ chức bừa bãi, chổ nầy vầy chổ kia khác.

Văn kiện pháp luật về tổ chức của Giáo Hội ta là Bản Điều Lệ ngày 19-12-1963 nay sửa đổi thành Bản Hiến Chương ngày 6-12-1964, và sau này được tu chỉnh bởi Bản Bổ Túc Hiến Chương 9-6-1973.

Điều Lệ khác Hiến Chương ra sao?

Khi Đoàn thể còn ở trong vòng chi phối của đạo dụ số 10 thì văn kiện căn bản gọi là Điều Lệ. Các Hiệp Hội có tư cách pháp nhân hạn chế hoạt động theo Điều Lệ, và được hợp thức hóa bởi một nghị định của Bộ Nội Vụ. Như nghị định 112 / BNV / KS ngày 5-2-64 đối với Giáo Hội ta, trước khi có Hiến Chương.

Khi Đoàn thể đã thoát ra đạo dụ số 10 thì văn kiện căn bản gọi là Điều Lệ. Các Hiệp Hội có tư cách pháp nhân rộng rải, thì điều lệ đổi thành Hiến Chương, và được hợp thức hóa bằng một Đạo Luật, biểu quyết bởi Quốc Hội, và do Quốc Trưởng ban hành. Như Đạo sắc luật 002 / 65 ngày 12 tháng 7 năm 1965 do Chủ Tịch Ủy Ban Lãnh Đạo Quốc Gia ban hành về Giáo Hội PGHH.

Vậy tổ chức cơ sở Trị Sự của Giáo Hội ta phải căn cứ trên Bản Hiến Chương ngày 6-12-1964 và Bản Bổ Túc Tu Chỉnh kế tiếp, các quy ước ấn định phương thức bầu cử, các Bản Nội Quy ấn định sinh hoạt.

  • Quy Ước 1/64 ngày-8-64.

  • Quy Ước 1/65 ngày 9-2-65.

  • Quy Ước 2/68 ngày 7-8-68.

  • Quy Ước sau chót là quy ước 4/ 73 ngày10-4-73 (bầu cử Hội Đồng Bảo Pháp và Ban Trị Sự Trung Ương nhiệm kỳ IV).

III.- TỔ CHỨC CƠ CẤU.

Cơ cấu (structure) là toàn bộ hệ thống tổ chức của guồng máy Ban Trị Sự, chia làm hai hệ thống:

- Hệ thống dọc.

- Hệ thống ngang.

A)- Hệ thống dọc.

Hệ thống từ trên xuống, từ Trung Ương tới Ấp, chia thành từng bậc Trung Ương, Tỉnh, Quận, Xã, Ấp. Ở mỗi bậc, có một cơ quan tức là Ban Trị Sự có nhiệm vụ thống thuộc cấp trên và điều hành các cơ quan cấp dưới. Mỗi cơ quan ở mỗi bậc, có thẩm quyền và nhiệm vụ rõ rệt, và một phạm vi hoạt động theo giới hạn địa dư rõ ràng.

Các cấp càng ở trên, nhiệm vụ, thẩm quyền và phạm vi địa dư càng rộng bấy nhiêu. Trái lại các cấp ở dưới càng thấp thì nhiệm vụ, thẫm quyền và phạm vi địa dư càng hẹp bấy nhiêu.

Các cấp cao hoạt động có tính chất tổng quát, và các cấp thấp đi vào chi tiết nhiều hơn.

Đồ biểu của hệ thống dọc giống như hình thức một Kim Tự Tháp, và do đó người ta kêu hệ thống dọc là hệ thống Kim Tự Tháp.

B)- Hệ thống ngang.

Hệ thống ngang là sự liên hệ giữa các cơ quan cùng một bậc với nhau. Giữa các cơ quan cùng một bậc, tất nhiên không cơ quan nào có quyền chỉ huy điều khiển cơ quan đồng cấp bậc, nhưng lại cần thiết có sự liên lạc mật thiết với nhau để thông báo sự việc hay phối hợp công tác, đồng thời cung cấp tài liệu, hợp tác chặc chẻ với nhau để sanh hoạt chung toàn bộ cơ quan được điều hòa phối hợp, tránh tình trạng dẩm chân nhau, hay bỏ công việc không ai làm, hay chậm trể kẻ trước người sau.

C)- Tương quan giữa các cơ quan chuyên môn (đặc ban).

Mỗi Ban Trị Sự ở mỗi cấp đều có đặc ban, tức là các bộ phận chuyên môn.

Mối tương quan giữa các bộ phận chuyên môn trong cùng một Ban Trị Sự, theo nguyên tắc hệ thống ngang.

***

Đồ Biểu

Hệ thống dọc

BTS Trung Ương

O

BTS Tỉnh------>

O O O

BTS Quận ------- >

OOO OOO OOO

BTS Xã ------- > OOO OOO OOO

BTS Ấp--- > OOO OOO OOO

 

Hệ thống ngang

BTS Trung Ương

[****]

 

[***] [***] [***] [***]à Hệ thống

Các Ban PTGL

TC XH LL ngang giữa

Các Ban

Ban Trị Sự Trung Ương

[****]

[***] [***] [***] [***] [***]à Hệ thống

BTS các Tỉnh ngang giữa

các Tỉnh

Tương quan giữa các cơ quan

chuyên môn (Đặc Ban)

 

[*BTS TRUNG ƯƠNG*]

Hệ thống dọc

ĐẶC BAN

PTGL/ TƯ

Hệ thống dọc

<--Thông báo

B T S TỈNH

 

ĐẶC BAN

PTGL / TỈNH

< --Thông báo

B T S QUẬN

ĐẶC BAN

PTGL / QUẬN

<--Thông báo

B T S XÃ

ĐẶC BAN

PTGL / XÃ

Mối tương quan giữa các bộ phận chuyên môn cấp trên với các bộ phận chuyên môn cấp dưới, theo hệ thống dọc.

Ngoài ra, còn mối tương quan giữa bộ phận chuyên môn cấp trên và Ban Trị Sự cấp dưới (thí dụ: giữa Ban Xã Hội Trung Ương Ban Trị Sự Tỉnh).

Có hai phương thức:

a) – Bộ phận chuyên môn cấp trên (Ban Xã Hội Trung Ương) khi cần thông báo cho Ban Trị Sự Tỉnh, phải soạn thảo một văn thư do Ban Trị Sự Trung Ương ký, gởi cho Ban Trị Sự Tỉnh, rồi Ban Trị Sự Tỉnh thông báo cho Ban Xã Hội Tỉnh.

b)- Bộ phận chuyên môn cấp trên gởi thẳng văn thư cho bộ phận chuyên môn cấp dưới, đồng thời gởi bản sao thông báo co Ban Trị Sự Tỉnh.

Phương thức (a), thường áp dụng đối với các tổ chức nhỏ với guồng máy đơn giản, công việc ít. Phương thức (b) áp dụng tốt đối với tổ chức lớn, với guồng máy phức tạp, công việc nhiều.

Trong hệ thống Giáo Hội P. G. H. H., cho tới nay chúng ta áp dụng phương thức (a), nghĩa là bất cứ đặc ban nào muốn ban hành văn thư gởi cho đặc ban cấp dưới cũng do Ban Trị Sự cấp trên ký tên văn thư và gởi cho Ban Trị Sự cấp dưới. Trong văn thư đó, vị trưởng đặc ban ký tên vào giữa văn thư.

Tuy nhiên, sau nầy nếu công tác nhiều, Trung Ương có thể áp dụng phương thức (b).

Có điểm cần ghi nhớ

là dù cho phương thức (b) có được áp dụng, thì mọi vấn đề quan trọng về chánh sách, kế hoạch, chỉ thị, đều phải dùng phương thức (a). Chỉ có các bản văn ấn định chi tiết chuyên môn để áp dụng chánh sách, kế hoạch, chỉ thị mới theo phương thức (b) mà thôi.

Ngược trở lại, khi bộ phận chuyên môn cấp dưới muốn đề nghị chánh sách, kế hoạch về phần đặc ban mình cũng phải do Ban Trị Sự trình lên cấp trên, chớ không thể gởi thẳng cho đặc ban liên hệ cấp trên.

Chỉ khi nào các bản văn liên hệ đến những chi tiết chuyên môn để áp dụng chánh sách, kế hoạch, thì đặc ban cấp dưới mới gởi thẳng lên đặc ban cấp trên.

IV.- PHƯƠNG THỨC PHỐI HỢP CHẶT CHẺ.

Tóm lại nên dung hòa phương thức (a) và (b) và áp dụng theo thí dụ điển hình sau đây:

Khi ban hành kế hoạch nắm gạo cứu đói,

Ban Trị Sự Trung Ương ban hành văn thư, với chữ ký tên của Ba vị:

  • Ông Đệ I Phó Hội Trưởng, bên mặt.

  • Ông Chánh Thư Ký bên trái. Ông Trưởng Ban Xã Hội Trung Ương, ở giữa.

Văn thư mang số 1000/TV-TƯ/002/XH, có nghĩa là trong hồ sơ đánh số liên tục, đây là văn thứ thứ 1000 của Ban Thường Vụ Trung Ương, đồng thời trong hồ sơ đánh số liên tục của Ban Xã Hội Trung Ương, đây là văn thứ số 002.

Văn thư được gởi cho Ban Trị Sự các Tỉnh, và thêm bản sao cho các đặc Ban Xã Hội các Tỉnh.

Khi nhận được văn thư nầy Ban Thường vụ của Ban Trị Sự Tỉnh yêu cầu Ban Xã Hội Tỉnh nghiên cứu để thuyết trình trước phiên hợp Ban Trị Sự Tỉnh (hay Đại Hội cấp Tỉnh) để trình bày vấn đề và thể thức thi hành kế hoạch “nắm gạo cứu đói” trong phạm vi Tỉnh mình.

Khi thể thức thi hành kế hoạch đã được chấp nhận, Ban Trị Sự Tỉnh ban hành cho các Ban Trị Sự cấp dưới thi hành, với bản sao gởi cho các đặc ban Xã Hội các Quận.

Đồng thời, Ban Trị Sự Tỉnh cũng gởi một bản lên Ban Trị Sự Trung Ương để báo cáo công tác, với một bản sao gởi sến Ban Xã Hội Trung Ương.

Phương thức nầy dung hòa cả hai phương thức (a) và (b) tức là tránh được tự động hay thiếu phối hợp của đặc ban theo phương thức (b) đồng thời cũng thông đạt thẳng và mau lẹ giữa hệ thống đặc ban với nhau, tránh mất ngày giờ.

Về mặt tài liệu, công văn, nhờ có bản trao đổi thẳng đến đặc ban liên hệ, nên chính Ban Xã Hội Trung Ương (hay Ban Xã Hội Tỉnh) đều có đủ tài liệu văn thư để lưu trử trong hồ sơ riêng của đặc ban mình, hầu dễ dàng theo dõi công tác. Phần Ban Trị Sự Trung Ương và Tỉnh cũng có tài liệu và hồ sơ tập trung để theo dỏi đôn đốc công tác.

Như vậy đạt được sự phối hợp chặt chẻ:

  • Giữa các đặc ban cùng cấp.

  • Giữa các đặc ban cấp trên với cấp dưới.

  • Giữa Ban Thường Vụ các cấp Ban Trị Sự.

V.- HỆ THỐNG TỔ CHỨC CƠ CẤU GIÁO HỘI PGHH HIỆN NAY.

A.- Thời kỳ 1963 – 1964.- Ban Đại Diện Trung Ương (lâm thời).

Khởi đầu, khi ta chưa tổ chức đơn vị căn bản, tức là Xã, Ap , thì tất nhiên không thể bầu cử ngay cấp trên được. Cho nên công tác tổ chức cơ sở phải bắt đầu từ hạ tầng cơ sở đi lên.

Phải bầu các Ban Trị Sự Ấp, rồi đến Xã, rồi lên Quận, Tỉnh mới tới Trung Ương.

Vạn sự khởi đầu nan, việc trước tiên khi thiết lập hệ thống Giáo Hội 1963, ta đã bắt đầu bằng triệu tập cuộc Đại Hội các Đại Diện tiêu biểu cho các giới, các địa phương trong Đoàn thể để đến thảo kế hoạch tổ chức lại cơ sở Giáo Hội (Đại Hội 1-12-63 tai Thánh Địa Hòa Hảo).

Đại Hội cũng cử ra các Ban Đại Diện từng địa phương để phụ trách việc bầu cử các Ban Trị Sự Xã, Ấp làm khởi điểm cho hệ thống.

Các Cán bộ đại diện nầy trở về địa phương mình phụ trách, căn cứ trên Điều Lệ mà vận động quần chúng, vận động ứng cử viên, thành lập cho kỳ được các Ban Trị Sự Ấp, Xã.

Và từ đi lần trở lên, đến cuộc bầu cử Ban Trị Sự Trung Ương cũng phải trãi qua một năm: 18-11-64 bầu Ban Trị Sự Trung Ương nhiệm kỳ I.

Kinh nghiệm cho ta thấy rằng tổ chức nào ở kỳ đầu, tức là vào thời kỳ “Phục hoạt cơ sở” cũng còn rời rạc, lỏng lẻo. Qua nhiệm kỳ sau, cơ sở sẽ được kiện toàn và cũng cố hơn.

B.- Thời kỳ 1964 – 1967.- Ban Trị Sự T. Ư. I

Sau giai đoạn lâm thời (1963 – 1964) của Ban Đại Diện Trung Ương, hệ thống Ban Trị Sự toàn quốc đã được thiết lập xong vào ngày 18-11-64 Đại Hội Toàn quốc bầu cử Ban Trị Sự Trung Ương nhiệm kỳ I (1964 – 1966).

Ngày 29-11-64, do thông tư số 9/ĐB-TT, Đức Bà Hội Trưởng Danh Dự Tối Cao P.G.H.H. đã tấn phong Ban Trị Sự Trung Ương nhiệm kỳ I.

Mãn nhiệm ngày 29-11-1966, Ban Trị Sự Trung Ương nhiệm kỳ I được Đại Hội Toàn Quốc lưu nhiệm cho tới 26-3-1967.

C.- Thời kỳ 1967 – 1968- Xử lý thường vụ.

Vì các khó khăn nội bộ không tiện bầu Ban Trị Sự Trung Ương nhiệm kỳ 2,, nên Đại Hội Toàn Quốc ngày 25-26/3/1967 đã quyết định bầu cử một Ban Xử Lý Thường Vụ, để điều hành Giáo Sự và tổ chức bầu cử.

Khó khăn nội bộ tiếp diển cho đến khi Ban Xử Lý Thường vụ mãn nhiệm, vẩn chưa bầu cử được Ban Trị Sự Trung Ương nhiệm kỳ 2.

Do đó, ngày 1-7-68, do Thông Cáo 105/TC của Tổ Đình P.G.H.H., một Ban Xử Lý Thường Vụ khác được thành lập.

Ban Xử Lý Thường Vụ hoạt động đến ngày 6-10-68, là ngày Đại Hội Toàn Quốc bầu cử Ban Trị Sự Trung Ương nhiệm kỳ 2.

Đến đây chấm dứt thời kỳ Xử Lý Thường Vụ 1967 – 1968.

D.- Thời kỳ 1968 – 1973.- Ban Trị Sự Trung Ương nhiệm kỳ 2 và 3.

Trong thời kỳ nầy Ban Trị Sự Trung Ương đã bầu cử 2 lần:

- 6-10-1968.-

Bầu cử BTS/TƯ nhiệm kỳ 2.

- 10-7-1971.-

Bầu cử BTS/TƯ nhiệm kỳ 3.

Đặc biệt trong thời kỳ nầy, Đại Hội Bầu cử không bầu chức vụ Hội Trưởng Trung Ương vì thể theo kiến nghị của Đại Diện các Tỉnh ngày 6-10-68, Đức Thầy đương nhiên là Hội Trưởng Trung Ương. Trong thời kỳ Ngài tạm vắng, Ban Trị Sự Trung Ương đặt dưới sự điều khiển của vị Đệ I Phó Hội Trưởng.

Cũng trong thời kỳ nầy, đoàn thể từ bỏ mọi hoạt động liên hệ đến chánh trị, mà nghiêm chỉnh áp dụng đường lối thuần túy tôn giáo.

Đ.- Thời kỳ 1973 về sau.- Tăng cường cơ cấu Trung Ương Giáo Hội.

Sau khi Ban Trị Sự Trung Ương nhiệm kỳ 3 mãn nhiệm. Đại Hội Toàn Quốc ngày 10-6-1973 đã bầu cử cấp Trung Ương Giáo Hội tăng cường, gồm 2 cơ quan:

  • Hội Đồng Bảo Pháp.

  • Ban Trị Sự Trung Ương.

Chiếu quy ước 4/73 chấp thuận bởi Đại Hội 8-4-73, ban hành ngày 10-4-73, và chiếu Bản Bổ Túc Hiến Chương ngày 9-6-73, đã có những cải tổ quan trọng.

a)- Cải tổ cơ cấu.- Thêm Hội Đồng Bảo Pháp tức Trung Ương Giáo Hội gồm 2 cơ quan thay vì trước đó chỉ có Ban Trị Sự Trung Ương.

b)- Tăng cường nhân sự BTS/TƯ.- Để đáp ứng nhu cầu công tác, thành phần BTS/TƯ được tăng lên 25 vị thay vì 17 vị.

c)- Cải tiến thủ tục bầu cử.- Bải bỏ các phương thức tranh cử, vận động, để thay thế bằng phương thức triệu dụng suy cử do Hội Đòng Bầu Cử gồm đại diện các Tỉnh để thể hiện ý nguyện các cấp.

d)- Cải tiến phương thức bầu cử. – Thay vì bầu thẳng từng chức vụ như trước kia, bây giờ Đại Hội Toàn Quốc chiếu đề nghị của Hội Đồng Bầu Cử suy cử danh sách 12 vị trong Hội Đồng Bảo Pháp và 25 vị trong Ban Trị Sự Trung Ương. Còn việc phân nhiệm trong mỗi cơ quan sẽ do các vị đã được suy cử tương nhượng sắp xếp, và công bố sau đó.

đ)- Tăng thời gian nhiệm kỳ.- BTS/TƯ và Tỉnh, từ 2 tăng lên 3 năm. Các BTS Quận, Xã từ 1 tăng lên 2 năm.

***

Nhìn quá trình 1963 – 1973, cơ cấu tổ chức P.G.H.H. đã trãi qua nhiều thay đổi. Những cải tiến nầy là do kinh nghiệm điều hành và nhu cầu giáo sự để hệ thống tổ chức càng ngày càng thêm hữu hiệu.

 

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC HỆ THỐNG P.G.H.H.

HỘI ĐỒNG

BAN TRỊ SỰ BẢO PHÁP

TRUNG ƯƠNG

B.T.S Tỉnh Ban Trị Sự

B.T.S. Tỉnh Liên Tỉnh Thánh Địa

CÁC BAN TRỊ SỰ CẤP QUẬN

CÁC BAN TRỊ SỰ CẤP XÃ

CÁC BAN TRỊ SỰ CẤP ẤP

Gửi ý kiến của bạn
Tắt
Telex
VNI
Tên của bạn
Email của bạn